Managementul timpului managerului: de la simplu la complex. Regulile de planificare a timpului ale managerului. § intelegere: analiza si sinteza informatiilor necesare elaborarii unor decizii de management eficiente

Managementul timpului managerului: de la simplu la complex

În urmă cu vreo șase luni, o anumită revistă de business, care dădea impresia că este decentă :))), mi-a comandat un articol. Articolul era destinat „managerilor serioși” și trebuia să-i lamurească despre „gestionarea corectă a timpului corporativ”.

Am scris articolul și l-am trimis la timp, dar nu a fost publicat niciodată. De ce? Necunoscut! (pentru că, conform tradiției, manuscrisele „nu sunt revizuite și nu se returnează”). M.b. editorii își vor veni în fire, dar astfel de texte tind să devină învechite. De aceea am decis să public articolul aici pe blog. Citește pentru sănătatea ta!

În primul rând, nimănui nu-i place frază ciudată „gestionarea timpului”, tradus literal în rusă ca „gestionarea timpului”. Desigur, doar pacienții deosebit de avansati din clinicile de psihiatrie pot controla timpul (la fel și universul, spațiul etc.).

În „gestionarea timpului” există o substituție vicleană a conceptelor: învățăm să nu gestionăm timpul, dar gestionează-te pe tine însuți, acțiunile tale în raport cu (ținând cont de) timp. Managementul timpului înseamnă creșterea eficienței noastre în timp.

Eficiența timpului poate fi, de asemenea, descifrată ca viteză, viteză(ne atingem obiectivele mai repede decât înainte) și cum productivitate, productivitate(obținem un volum mai mare de rezultate pe unitatea de timp).

Ar fi mai corect să considerăm „managementul timpului” (deoarece un astfel de termen a fost stabilit istoric) ca sectiunea de autogestionare; ca doar tehnici individuale menite să crească eficienţa în timp.

În al doilea rând, să fii eficient, să „termini totul” este, desigur, minunat... Dar, din anumite motive, nu există nimic în nicio carte sau formare despre managementul timpului nu se menționează limitele și costul eficienței. Există un fel de paradoxul eficienței„ – cu cât reușim să facem mai mult, cu atât mai multe sarcini noi apar în fața noastră. Dar ce este la capătul acestui drum?

La sfârșitul creșterii fără minte a eficienței personale - oboseală, dezamăgire, epuizare emoțională, trecere la treaptă. După mulți ani de lucru ca consultant, știu deja cât de ușor este să identifici cel mai „eficient” angajat dintr-o organizație. Acesta este de obicei cel care arată cel mai obosit și al cărui volum de muncă este de multe ori mai mare decât cel al restului personalului „ineficient”.

Am întâlnit în mod repetat faptul că angajații obișnuiți ai unei organizații, după ce au văzut suficient cât de mult a lucrat liderul lor „eficient”, au început să saboteze pur și simplu orice programe de formare legate de creșterea eficienței personale. Ei au perceput managementul timpului ca pe un fel de „sweatshop” pe care managerul încerca să le impună.

Am observat și eu destul de multe lideri eficienti(Scriu fara ghilimele, pentru ca... aceștia sunt cu adevărat oameni foarte organizați și de succes), care a experimentat o perioadă de „dragoste furtunoasă” pentru gestionarea timpului și alte tehnici de creștere a eficienței personale. Dar apoi au devenit dezamăgiți de aceste metode și au „ars”. Tocmai și-au dat seama că: „Nu poți reface toată munca, indiferent cât de mult ai încerca!” Eficiența în timp devine mult mai puțin importantă pentru ei decât eficiența în relații, în valori etc.

În al treilea rând, cazurile de implementare eșuată devin din ce în ce mai frecvente managementul timpului corporativ. Motivul principal pentru aceasta este lipsa de înțelegere a diferențelor dintre gestionarea timpului personal (individual) și managementul timpului organizațional (corporativ). Cu alte cuvinte, ni se oferă să gestionăm eficiența unei organizații de-a lungul timpului în același mod ca eficiența personală în timp. Desigur, nu iese nimic bun din asta... ( Dar mai multe despre asta mai jos în text.).

Puteți selecta trei tipuri(sau trei tipuri) de gestionare a timpului(TM): 1) individual (sau personal); 2) joc de rol (grup); 3) organizatoric (corporativ).

TM individual- acestea sunt abilitățile de a se gestiona în timp pentru un individ; aptitudini, ca și cum ar fi absolut independent de cei din jur și ar exista într-un fel de propria sa lume separată.

Cu toții suntem autonomi într-o oarecare măsură; fiecare dintre noi are propria noastră viață privată; unele obiective, proiecte și eforturi pe care le facem exclusiv „pentru noi înșine”. De exemplu, dacă vreau să învăț o limbă străină, sau să slăbesc 20 de kilograme, acestea sunt obiectivele mele personale. Modul în care îmi voi gestiona timpul în procesul de realizare a acestor obiective individuale va fi gestionarea personală a timpului.

În mod implicit, un TM individual este destinat în mare parte specialiștilor din „profesii liberale” (independenți, oameni creativi etc.), precum și antreprenorilor unici și managerilor de top. Nu întâmplător se aflau managerii de top pe această listă, pentru că... se așteaptă ca aceștia să aibă o libertate mult mai mare de a-și gestiona propriul timp de lucru (comparativ cu alți angajați).

99% din cărțile de management al timpului și cursurile pe care le cunosc sunt dedicate formării/dezvoltării abilităților individuale de MT. Aparent, se presupune că o persoană poate folosi aceste abilități după bunul plac atât în ​​viața personală, cât și în activitățile sale profesionale.

Lista abilităților individuale de bază de MT(aptitudini, competențe) este deschis, dar este imperativ să includeți următoarele abilități de autoorganizare:

1) Abilitatea de a contabiliza și de a estima cheltuirea timpului cu diferite sarcini/activități.

2) Abilități de stabilire a obiectivelor (abilitatea de a determina obiective, de a le formula, de a le ajusta etc.).

3) Abilități de planificare (pe orice scară de timp; dar cel mai important este abilitatea de a-ți planifica ziua).

4) Abilitatea de a executa planuri (capacitatea de a alege chestiuni prioritare; capacitatea de a lua decizii; capacitatea de a recunoaște și de a depăși „timpul scurgerilor”).

5) Abilitatea de a restabili puterea, menținerea performanței și a motivației ridicate („drive”).

Pentru fiecare dintre abilitățile personale de gestionare a timpului enumerate sunt multe tehnici. O descriere a fiecăruia dintre „instrumente” ar necesita scrierea unei cărți substanțiale, așa că voi da doar câteva exemple:

1) Pentru urmărirea timpului se folosește cronometrarea (fotografie/autofotografie a zilei de lucru; programe informatice pentru înregistrarea orelor de lucru), diferite tipuri de grafice și liste de verificare.

2) Pentru stabilirea obiectivelor Se folosesc instrumente precum SMART, CCCFT, GROW, R. Piramida nivelului logic al lui Dilts, analiza „valoarea obiectivului X” etc.

3) Pentru planificare sunt utilizate diferite tipuri de sisteme, care sunt de obicei numite prin numele creatorilor lor: planificare „conform metodei ALPS a lui L. Seiwert”, „conform lui Gleb Arkhangelsky”, „conform sistemului GTD al lui D. Allen”, „după metoda Stephen Covey”, „folosind piramida B Franklin”, „după metoda lui P. Bregman”, „conform tehnologiei lui B. Moran”, etc.

De obicei, fiecare astfel de sistem de planificare are propriul său jurnal, care poate fi achiziționat fie ca organizator de hârtie, fie ca program de calculator.

Unele sisteme de planificare sunt destul de complexe deoarece... implică construirea unui sistem de planuri pe mai multe niveluri (de la pe termen lung la zilnic). Dar există și sisteme de planificare relativ simple (de exemplu, „Autofocus” de M. Forster), care se bazează pe liste obișnuite de sarcini/to-do.

4) Pentru eficient executarea planului Sunt folosite destul de multe metode. De exemplu, pentru a combate „scăderea timpului”, puteți folosi diferite moduri de a vă organiza spațiul de lucru și de a limita fluxul de informații („”).

Pentru luarea promptă a deciziilor (ajustări ale planului în timpul zilei) se folosesc diverse tehnici de prioritizare a sarcinilor/cazurilor: matricea Eisenhower, identificarea „scopurilor cheie”, regula 80/20 (după R. Koch) etc.

O ramură separată a metodelor este asociată cu creșterea disciplinei performanței personale - dezvoltarea rutinelor și ritualurilor de lucru corecte, consolidarea diferitelor tipuri de obiceiuri utile.

5) K tehnici „energetice”. managementul timpului include luarea în considerare a bioritmurilor personale și capacitatea de a alege cel mai optim moment al zilei pentru a rezolva problemele individuale; ritmicitatea în muncă, alternarea perioadelor de muncă/odihnă (de exemplu, o tehnică separată aici este așa-numita " "); capacitatea de a se odihni constructiv; capacitatea de a duce o viață variată, echilibrată etc.

După cum puteți vedea, alegerea metodelor personale de MT este extinsă. În același timp, nu se poate spune că unele tehnici sunt mai bune și altele sunt mai rele. Sau că unele metode sunt mai simple, iar altele mai dificile. În gestionarea personală a timpului, este importantă doar compatibilitatea individuală a unei persoane cu o anumită tehnică. De mulți ani nu m-am săturat să repet: „Cele mai bune metode de gestionare a timpului sunt convenabile (și eficiente) pentru tine personal metode!”

Managementul timpului bazat pe roluri- aceasta este comunicarea cu oamenii din jurul nostru. Nu trăim într-un vid; viețile noastre și munca noastră sunt conectate cu alți oameni. Aceasta înseamnă că eficiența noastră (inclusiv în timp) depinde de capacitatea de a construi relații potrivite cu ceilalți.

In fiecare tip de relatie jucam un anumit rol. rol social. - acesta este un set de funcții; un fel de listă de acţiuni şi comportamente necesare pentru a-l menţine. Rolul unui manager presupune, în primul rând, comunicarea managerială, timp în care managerul antrenează și instruiește angajații, stabilește sarcini și dă ordine, coordonează munca, oferă feedback etc.

Ideea principală a TM bazată pe roluri este că ar trebui să avem suficient timp pentru a îndeplini toate funcțiile necesare pentru a menține sistemul de relații dorit. De exemplu, șeful unei organizații trebuie să aibă timp atât pentru comunicarea cu proprii angajați, cât și pentru comunicări externe. Ar trebui să aibă suficient timp pentru a juca rolul de lider, și rolul de antrenor, și rolul de negociator etc. ( de exemplu, clasicul management G. Mintzberg identifică 10 roluri de manager).

Nu este un secret pentru nimeni că cel mai mare obstacol în calea atingerii obiectivelor noastre sunt alți oameni. Există multe modalități de a ne „fura” timpul: distragerea atenției „nu în afaceri”; manipula; folosiți „delegare inversă” etc. Pe de altă parte, alții nu pot fi doar, ci și asistenți valoroși în atingerea obiectivelor noastre. Ei pot face unele sarcini delega(și astfel economisiți timp). Energia unei echipe de oameni cu gânduri asemănătoare depășește întotdeauna puterea unei singure persoane. Prin urmare, productivitatea (adică eficiența în timp) a unei echipe este întotdeauna mai mare decât productivitatea unui individ.

Competența în MT bazată pe roluri înseamnă, pe de o parte, capacitatea de a opri (minimiza) relațiile neproductive și, pe de altă parte, de a construi relații de resurse cu alți oameni.

Abilitățile de bază ale unui joc de rol TM includ:

1. Îndemânare identificarea rolului(acestea sunt răspunsuri la întrebările: Cine sunt eu? Ce roluri sociale îmi definesc „eu”? Ce roluri sunt prioritare - adică ar trebui să le dedic mai mult timp? Ce ar trebui să fac exact pentru asta, ce funcții ar trebui să îndeplinesc ?)

2. Îndemânare stabilirea relaţiilor de resurse(formarea intenționată a rețelei dvs. de relații personale și conexiuni de afaceri, care va deveni un „accelerator” - vă va crește eficacitatea în timp).

3. Îndemânare menținerea relațiilor de resurse(relațiile sunt obligații reciproce bazate pe roluri, este un fel de „schimb de servicii”. Orice relație necesită costuri – inclusiv timp – pentru a le menține și trebuie să poți optimiza aceste costuri)

4. Îndemânare încetarea relațiilor(trebuie să fiți capabil să rupeți corect relațiile cu oamenii negativi care devin „chiuveta noastră de timp”. Este important să faceți acest lucru în așa fel încât despărțirea în sine să nu conducă la consecințe și mai grave - conflicte, ostilitate ascunsă, sentimente de vinovăție etc.).

Din păcate, există foarte puține metode și tehnici de gestionare a timpului în jocul de rol. Unele dintre aceste metode sunt încă în curs de dezvoltare, unele sunt împrumutate de la coaching, consultanță în afaceri, psihoterapie etc. De exemplu, pentru a analiza și optimiza un sistem de relații, puteți folosi un modificat harta părților interesate(instrument de analiză a părților interesate propus de E. Freeman în managementul strategic) sau alte metode de cartografiere a rolurilor sociale.

Managementul timpului corporativ- aceasta este optimizarea activităților organizației în raport cu parametrul de timp. Obiectul de control dintr-un TM personal este omul însuși; obiectul de control într-un TM bazat pe roluri este sistem de relații cu alti oameni; obiectul managementului într-un TM corporativ este organizația ca întreg și subsistemele sale individuale(finanțe, marketing, producție, personal etc.).

Fiecare subsistem individual este de obicei repetarea ciclică principalele procese de afaceri. De exemplu, în marketing putem vorbi despre ciclul de viață al produsului(produs): din momentul dezvoltarii sale si pana in momentul in care produsul este complet retras de pe piata. În mod similar, există cicluri de producție, financiare, de management etc. Toate ciclurile sunt conectate între ele. Metaforic, o organizație poate fi imaginată ca un mecanism de ceas, în interiorul căruia roțile dințate se rotesc, strâns legate între ele; unde viteza de rotație a fiecărei roți determină rotația tuturor celorlalte.

În cartea lui „Integrare” Yitzhak Adizes identificată ca principala problemă a oricărei afaceri dezintegrarea sistemelor individuale de afaceri. Schimbările în diferite departamente (subsisteme) ale organizației au loc cu viteze diferite. În consecință, departamentele au „vârste” diferite. De exemplu, marketingul ar trebui să se schimbe cât mai repede posibil, rămânând „pentru totdeauna tânăr”. În același timp, departamentul de contabilitate aderă la o ordine stabilă stabilită de zeci de ani și se comportă ca un „bătrân” conservator. Datorită unei astfel de diferențe în „vârsta” structurilor de afaceri dintr-o organizație, are loc dezintegrarea, devine ineficientă și prost gestionată.

În opinia mea, în loc de „dezintegrare” ar fi mai corect să folosim termenul „ desincronizare„ (sau „desincronizare”). Dar metafora lui Adizes despre „conflictul de generații” care apare între structurile organizaționale care par să existe în vremuri diferite este foarte reușită.

La începutul articolului, menționam că astăzi există un fel de substituție a conceptelor, când „gestionarea timpului corporativ” este înțeles ca managementul personal al timpului proiectat asupra organizației. Cum este implementat cel mai des managementul timpului „corporativ” astăzi? În primul rând, instruirea este efectuată pentru management și specialiști de frunte. La acest training, ei stăpânesc abilitățile și instrumentele de eficiență personală (individuală!), de exemplu, învață să-și planifice timpul folosind MS Outlook. De obicei, managerii de top sunt destul de interesați să-și îmbunătățească eficiența personală, iar antrenamentul se desfășoară fără probleme.

După aceasta, cei care au finalizat formarea sunt rugați să motiveze (răspândirea „bacilului managementului timpului” în întreaga organizație) pe toți ceilalți angajați să învețe managementul timpului. Indiferent dacă acest lucru are succes sau nu, toți ceilalți angajați sunt, de asemenea, instruiți în abilități personale de MT. Și pentru ca ceea ce s-a învățat să nu fie uitat, organizația introduce un „standard TM”, care formulează reguli de „economisire a timpului” pentru comunicațiile interne, stabilirea sarcinilor, ținerea de ședințe etc. După aceasta, se consideră că „gestionarea timpului corporativ” a fost implementat cu succes.

Dacă toată lumea și-a crescut eficiența personală în timp, atunci se presupune că organizația a devenit cu siguranță mai eficientă în timp. Dar este chiar așa?

Apropo, ce este implementat de fapt? Dacă te uiți la asta din perspectiva organizației ca întreg, atunci rezultatul implementării „gestionării timpului corporativ” tipic acestea sunt: ​​1) comunicații interne parțial ordonate; 2) proceduri de management operațional ușor optimizate (stabilirea sarcinilor, controlului etc.); 3) fluxul de documente intern ușor îmbunătățit (automatizat folosind, de exemplu, MS Outlook), legat de comunicațiile interne și managementul operațional. Asta e tot! Dar în ce măsură aceste îmbunătățiri minore rezolvă problema globală a dezintegrarii (desincronizării) afacerii în ansamblu?!

În opinia mea, eficiența sistemelor de afaceri în termeni de timp depinde de utilizarea tehnologiilor și metodelor bazate pe „metodologia fluxului (sau procesului)”. " Metodologia fluxului„este o idee de dinamică, de schimbări în starea subsistemelor organizaționale în timp „Flow” este atunci când există o stare inițială a sistemului „la intrare” există un proces de schimbare; și există o stare finală a sistemului „la ieșire”. Caracteristicile de timp ale „fluxului” se pot schimba, inclusiv sub influența managementului nostru.

Pentru a nu fi prea abstract, voi da câteva exemple. Ce este „metodologia fluxului”, să spunem în managementul personalului? Aceasta este ideea managementului personalului ca logistică a personalului - i.e. ce zici de" ciclul de viață al angajatului", din momentul atracției sale către muncă și angajare, până în momentul concedierii. În marea majoritate a cazurilor (întrucât costurile de atragere, adaptare și pregătire etc. sunt destul de mari), conducerea organizației este interesată de " încetini„deplasarea fluxului de personal printr-o organizație.

Există multe instrumente specifice de HR (care pot fi numite în esență „metode de gestionare a timpului personalului”) concepute pentru a rezolva problema „încetinirii” fluxului de personal. De exemplu, acestea sunt programe de consiliere în carieră în cadrul organizației; acestea sunt și programe la modă astăzi pentru a „crește loialitatea și implicarea” personalului etc.

În managementul producției„metodologia fluxului” este cel mai clar exprimată în concept ciclu de producție(timpul în care un produs este în producție de la lansarea materiilor prime până la primirea produsului finit). Sarcina universală a oricărui management al producției este de a reduce durata ciclului de producție (adică " accelerare").

Există, de asemenea, multe metode și instrumente cu care puteți „accelera” ciclul de producție. Gama acestor metode este diversă: de la modelarea matematică și calculul operațiunilor de producție, la tehnici simple și practice de Lean Production („producție slabă”; așa-numitul „sistem de producție Toyota” și modificările sale moderne). Metodele care pot fi folosite pentru a optimiza procesul de producție în timp („accelerarea”) pot fi numite și „metode de gestionare a timpului de producție”.

Repet că absolut orice subsistem al unei organizații poate fi considerat din punctul de vedere al „metodologiei fluxului” (vânzări - din punctul de vedere al „ciclului de viață al produsului"; finanțare - din punct de vedere financiar/cash managementul fluxului etc.). Și fiecare subsistem va avea propriile sale metode de optimizare pentru factorul timp (adică, propriul „gestionare a timpului”).

Prin urmare, dacă spunem despre adevăratul management al timpului corporativ, atunci sarcina principală a managerului este să sincroniza sistemul. Adică, organizați interacțiunea subsistemelor organizaționale între ele în așa fel încât niciunul dintre ele să nu „rămână în urmă” în timp sau să „fuge înainte”. Un lider este ca un ceasornicar care asigură cea mai bună aderență a „roților” (subsisteme organizaționale).

Cine poate face asta în organizație? Nu veți găsi specialitatea „time manager” în niciun director de calificare. Prin urmare, sarcina principală a TM corporativă (de a sincroniza subsistemele organizației) cade de obicei pe umerii primei persoane. Dar, de fapt, principalul „ceasornicar” dintr-o companie devine adesea un manager de top, care (indiferent de numele oficial al funcției sale) are abilități puternice în analiza și sinteza sistemelor și este un „generalist de la Dumnezeu”.

Ce metode de management pot fi folosite pentru a rezolva problema principală a TM corporativă? Vreau să spun imediat că nu există instrumente speciale de „gestionare a timpului” aici, dar cele deja cunoscute sunt destul de potrivite instrumente strategice și de management de proiect. De exemplu, am văzut cum implementarea diagramă simplă de rețea a ajutat la „sincronizarea” diferitelor departamente și a îmbunătățit semnificativ eficiența organizației în timp.

În concluzie, aș vrea să spun că în Rusia modernă practic nu există „gestionarea timpului corporativ”. Putem vorbi doar despre proiecte individuale de consultanță de succes privind „sincronizarea” afacerilor sau despre cazuri individuale de management „sincronic” eficient al companiei.

Dacă ți-a plăcut/a găsit acest text util, asigură-te că

Factorul timp este unul dintre factorii importanți atât în ​​afaceri, cât și în viața de zi cu zi a unei persoane. În activitățile unui lider, factorul timp joacă un rol și mai important. Nevoia de management al timpului a apărut cu mult timp în urmă, dar a început să fie luată în considerare în mod activ nu cu mult timp în urmă. Este imposibil să gestionezi timpul, dar o persoană se poate gestiona singură, profitând la maximum de timpul pe care îl are la dispoziție. Managementul timpului este autogestionare, adică. capacitatea de a planifica, atribui, organiza, conduce și controla acțiunile, treburile și preocupările cuiva.

Eficacitatea unui lider este determinată de niveluri înalte de criterii psihologice și non-psihologice de eficacitate de grup și personală. În consecință, utilizarea rațională de către manager a timpului său contribuie și la activitățile fructuoase ale subordonaților săi.

Când se ia în considerare gestionarea timpului de lucru al unui manager, se pot distinge două domenii: timpul pentru gestionarea activităților companiei și timpul pentru gestionarea oamenilor (personalului).

Atribuțiile managerului includ petrecerea timpului pentru determinarea stării de lucruri în afara unității sale, conștientizarea schimbărilor din mediul extern și posibilitățile de utilizare a acestora; sensibilitate la situații din interiorul și din afara companiei; creativitate și capacitatea de a te motiva pe tine și personalul; dorința și capacitatea de a colabora; înțelegerea rezultatelor, capacitatea de a planifica și implementa planuri; capacitatea de a-și asuma riscuri; capacitatea de a lua decizii; disponibilitatea de a evalua rezultatele obtinute si de a determina programul de dezvoltare pentru companie si personalul acesteia.

În munca de zi cu zi, un manager trebuie să obțină în mod constant rezultate, să aibă un plan personal de lucru, să planifice clar activitățile subordonaților, să ofere o evaluare clară a activităților subordonaților, să asigure funcționarea unității independent de el însuși (de exemplu, prin formarea unui deputat), să fie mândru de sine și de subalternii săi, să fie dispus să coopereze, să rezolve conflicte etc. .d.

Principalul motiv pentru pierderea timpului unui manager este incapacitatea acestuia de a delega problemele subordonaților săi. Acest lucru se întâmplă adesea pentru că managerul nu are încredere că subordonații săi se vor descurca singuri cu chestiuni atât de importante, de exemplu. Există o problemă cu delegarea de autoritate. Delegarea se referă la capacitatea de a transfera sarcini și autoritate unei persoane care își asumă responsabilitatea pentru implementarea acestora. Folosind această abilitate, managementul atribuie angajaților nenumărate sarcini care trebuie îndeplinite pentru a atinge obiectivele întregii organizații. Dacă o sarcină nu este delegată unei alte persoane, managerul o va îndeplini singur. În multe cazuri acest lucru nu este posibil deoarece timpul și abilitățile managerului sunt limitate. Principalele obiective ale delegării sunt reducerea presiunii asupra managerilor superiori, crearea celor mai bune condiții pentru rezolvarea problemelor strategice și de management pe termen lung; creșterea capacității nivelurilor inferioare; activarea „factorului uman”, creșterea interesului angajaților.

Sarcina unui manager modern este nevoia de a stăpâni principiile managementului eficient al abilităților mentale și creative ale angajaților organizației. Soluția la această problemă poate fi utilizarea managementului timpului.

În prezent, fiecare manager ar trebui să se străduiască să-și organizeze timpul și timpul subordonaților săi în așa fel încât obiectivele să fie atinse într-un timp scurt și la cel mai mic cost.

Managementul timpului (gestionarea timpului) este înțeles ca orice acțiune sau proces de formare a unui control semnificativ asupra cantității de timp care poate fi alocat activităților care cresc în mod deliberat eficiența și productivitatea.

Considerând managementul timpului ca sistem de management al timpului, se pot distinge următoarele elemente: analiza timpului de lucru utilizat; formarea unei strategii pe baza rezultatelor analizei; stabilirea unui obiectiv pe care managerul plănuiește să-l atingă atunci când folosește tehnologia de gestionare a timpului; planificarea timpului de lucru în funcție de priorități; activități în concordanță cu acțiunile planificate; crearea de metode de combatere a cauzelor utilizării necorespunzătoare a timpului de lucru; monitorizarea atingerii obiectivelor, implementarea planurilor, însumarea rezultatelor (Figura 1).

Figura 1 - Managementul timpului ca sistem de management al timpului

Aceste componente vă permit să reduceți timpul necesar pentru îndeplinirea sarcinilor importante.

Pe baza regulilor de bază ale managementului timpului, putem evidenția principiile de bază ale managementului timpului pentru manageri:

Prioritizarea, adică atunci când structurarea activităților și distribuirea energiei vă permite să faceți cât mai multe lucruri urgente și importante, puteți recurge la delegarea autorității către angajați, dar nu trebuie să uitați de regulile de redistribuire a sarcinilor;

Descompunerea muncii este asociată cu descompunerea obiectivelor și sarcinilor complexe în altele mai mici și mai simple, ceea ce ajută la găsirea de soluții acceptabile la problema inițială;

Principiul conștientizării are drept scop recomandarea ca managerul să aibă o ciclogramă pentru colectarea informațiilor în toate domeniile de activitate;

Principiul rezervei atunci când este necesar să se aloce din totalul timpului de lucru o parte care poate fi necesară pentru întâlniri importante, negocieri, întâlniri etc., ceea ce vă permite să evitați circumstanțe de lipsă de timp;

Principiul alternanței vă permite să evitați stresul emoțional atunci când efectuați sarcini pe termen lung și pe termen scurt folosind metoda alternanței;

Principiul analizei. În timpul programului de lucru, managerul trebuie să analizeze munca depusă și lucrările viitoare, efectuând ajustări și elaborând un plan de lucru suplimentar.

Principiile enumerate nu constituie o listă completă de recomandări pentru managementul timpului, dar utilizarea chiar și a unora dintre puncte vă permite să creșteți productivitatea muncii și să reduceți consumul de energie.

Astfel, stăpânirea și aplicarea conștientă a tehnicilor de autogestionare de către un lider poate crește semnificativ potențialul creativ și profesional prin alocare rațională a timpului. Aplicarea principiilor managementului timpului ajută la optimizarea timpului de lucru nu numai al managerului, ci și al subordonaților. Acest lucru se realizează atunci când managerul utilizează delegarea de autoritate.

Managementul timpului pentru un manager - de ce este necesar, cum poate ajuta în îndeplinirea sarcinilor zilnice de muncă? Cu cât poziția unei persoane este mai înaltă, cu atât este mai mare gama de responsabilități - control asupra subordonaților, comunicare cu clienții, controale fiscale, redactare de rapoarte. Antreprenorii și managerii lucrează adesea ore suplimentare și simt în mod constant lipsa de timp.

Cum să găsești timp suplimentar și să înveți să faci totul? Acest articol este dedicat acestei probleme acum a apărut o știință separată - managementul timpului, bazat pe psihologie, economie, sociologie și munca de personal. S-au dezvoltat principii care au devenit clasice și apar noi autori care își oferă propriile metode. Să ne uităm la principalele recomandări.

Este important de știut! Scăderea vederii duce la orbire!

Pentru a corecta și a restabili vederea fără intervenție chirurgicală, cititorii noștri folosesc tot mai popular OPTIVISION ISRAELIAN - cel mai bun produs, acum disponibil pentru doar 99 de ruble!
După ce l-am revizuit cu atenție, am decis să vi-l oferim atenției...

Managementul timpului managerului presupune următorii pași:

• Învață să te motivezi pe tine și pe angajații tăi pentru a îndeplini sarcinile atribuite. Acest lucru este valabil mai ales pentru sarcinile complexe;
• Stabilirea obiectivelor - capacitatea de a stabili corect obiective pe termen lung și scurt;
• Planificare într-un interval de timp - pentru un an, o lună, o zi. Intocmirea unui plan de actiune pentru fiecare zi lucratoare;
• Prioritizare în îndeplinirea sarcinilor, mobilitate și disponibilitate pentru schimbarea sarcinilor, abordări ale soluției;
• Lucrul cu informația - este important să înveți cum să găsești informațiile necesare pentru a rezolva probleme strategice și operaționale, să o stochezi, să o folosești astfel încât să poată fi întotdeauna găsită;
• Combaterea pierderilor de timp - căutarea scurgerilor de timp, controlul distribuirii resurselor de timp, minimizarea acțiunilor nerezonabile;
• Capacitatea de recuperare - odihna adecvată este cheia unei activități de succes!

Să aruncăm o privire mai atentă la acești pași și să ne apropiem de activitatea eficientă și de controlul asupra vieții noastre, pentru că nu este doar muncă, există și familie, interese și prieteni. Iar disponibilitatea timpului pentru alte domenii ale vieții depinde de organizarea corectă a procesului de muncă.

Motivație de succes

Motivația este necesară pentru ca o persoană să îndeplinească orice muncă. Lipsa de sens, interesul și frica duc la întârzieri în îndeplinirea sarcinilor. In managementul timpului se recomanda inceperea zilei de lucru cu cea mai neplacuta actiune. Este important să te motivezi să dai un apel, să scrii o scrisoare sau un raport care este necesar, dar nu există nicio dorință de a face. Cum să te stimulezi la acțiune?

Cel mai important lucru în muncă este să începi să acționezi, să faci primul pas. A avea o etică a muncii va ajuta în acest sens. „Ancorele” servesc ca motivație pentru acțiune. Fiecare persoană are propriul său ritual - cafeaua de dimineață la birou, o țigară înainte de a începe lucrul, ascultarea muzicii inspiratoare pe drum, scrierea unui plan de lucru într-un jurnal.

Crearea ancorelor este foarte individuală, poate fi asociată cu anii de școală și studenție, când era necesar să se acorde pentru a studia. Ele provoacă o stare emoțională specială, pregătire pentru luptă - activarea rezervelor interne, concentrarea atenției.

Majoritatea problemelor pot fi rezolvate în câteva minute, trebuie doar să stabiliți problema, să gândiți opțiunile de soluție, să alegeți cea mai potrivită și să o implementați. Dacă sarcina este voluminoasă, se recomandă să o împărțiți în părți, puncte și să o finalizați treptat - de la simplu la complex.

Te poți motiva folosind metoda încurajării sau pedepsei, ca în copilărie, promițându-ți că vei cumpăra ceva în drum spre casă, dacă faci față rapid tuturor sarcinilor, sau să aranjezi o întâlnire cu prietenii la sfârșitul săptămânii. Aceasta este pentru probleme mici și complexe. Desigur, principalul stimulent este construirea unei cariere, creșterea veniturilor și îmbunătățirea statutului.

Trebuie să înțelegeți clar de ce trebuie să finalizați această sarcină, ce rezultat veți obține, faceți-l și uitați-l și treceți calm la alte probleme.

Motivația este adăugată și de termenele limită pentru îndeplinirea unei sarcini, trebuie să te limitezi întotdeauna în timp pentru a stimula acțiunea și a stabili clar sarcinile.

Stabilirea obiectivelor

Gestionarea timpului de către un manager este imposibil fără stabilirea unor obiective. Obiectivele sunt o privire în viitor, un rezultat dorit, ele determină motivul acțiunilor, de ce o persoană face o anumită treabă. Obiectivele ajută la stabilirea de linii directoare, puncte de aspirație și atragerea efortului.

Trebuie să înveți cum să stabilești obiectivele potrivite. Să comparăm răspunsurile diferiților manageri în funcție de responsabilitățile lor funcționale:

• Completează-ți sarcinile corect. / Stabiliți obiectivele potrivite.
• Găsiți soluții la probleme. / Folosiți creativitatea, căutați alternative.
• Economisiți resurse. / Optimizarea distribuirii resurselor materiale.
• Lucrați așa cum trebuie. / Atinge-ți obiectivele.
• Reduce cheltuielile. / Creșterea profitabilității.

După cum vedem, cu aceleași responsabilități, managerii își stabilesc obiective diferite, obținând rezultate diferite. A doua opțiune implică o abordare mai productivă a muncii. Obiectivele pot fi strategice - obiectivele muncii organizației, obiectivele pe termen lung și tactice - existente la un anumit moment în timp.

Fiecare lider și manager își dezvoltă propriile obiective, transmite informații subordonaților săi, iar munca organizației în ansamblu depinde de definirea corectă a obiectivelor. Este foarte important să vă faceți timp pentru a identifica obiectivele principale care duc la prosperitate și succes, precum și modalitățile de a ajunge la „stele”. Cunoașterea obiectivelor tale și străduința pentru ele îți permite să-ți concentrezi toate eforturile și energia pe sarcini importante, evitând să-ți irosești energia.

Obiectivele sunt stabilite conform următoarei scheme:Dorințe - posibilități - scopuri.

Adesea, dorințele depășesc posibilitățile, circumstanțele nu permit rezultate imediate, este necesar să se echilibreze, să se țină cont de obstacolele externe și interne, să le depășească și să se caute o soluție de compromis.

Un punct important este că obiectivele trebuie să fie specifice, să aibă indicatori de volum și timp.

Managementul timpului managerului: planificare

După stabilirea obiectivelor, trecem la planificare, cum să deschidem calea de la situația actuală la cea dorită? Un plan este un sistem de acțiuni care ne conduce către un scop, în afaceri - realizarea unui profit, succes și faimă a organizației.

Planificarea poate fi în diverse domenii - dezvoltare organizațională, vânzări, realizări personale. Dacă o persoană are dorință de dezvoltare personală, a fost creat un plan de creștere profesională, construirea unei cariere, atunci există și motivația de a acționa.

Planificarea este concepută pentru a ajuta la economisirea timpului și la utilizarea corectă.

Există două criterii de planificare:

• Maxim (rațional) - găsiți timp pentru a îndeplini sarcinile importante din viață.
• Minimal - pentru a obține rezultatele cerute cu termene minime și pierderi de timp.

Planificarea include pregătirea pentru implementarea realizărilor dorite și alocarea corectă a intervalelor de timp.

Fiecare persoană trebuie să-și planifice viața, altfel va merge cu fluxul fără schimbări în bine. Managerul trebuie să-și planifice timpul personal, modalitățile de atingere a obiectivelor, să stabilească ținte și criterii de realizare pentru angajați.

Trebuie să înveți cum să faci un plan pe termen lung - de la 5 ani, pe un an și pentru luna următoare. Este interesant că, în epoca sovietică, termenul „plan pe cinci ani” a fost adesea folosit în această perioadă? Deoarece 5 ani este o perioadă convenabilă pentru planificarea pe termen mediu, arată un rezultat clar într-o analiză comparativă.

Având planuri pe termen lung, puteți împărți sarcinile în perioade mai mici, încercând să obțineți rezultatul final. În zilele noastre, organizațiile atribuie adesea sarcini angajaților pe trimestru și lună, ceea ce se numește planificare tactică.

Gestionarea timpului de către manager într-un mod minim - planificarea zilei de lucru. Desigur, numărul sarcinilor crește proporțional cu organizația și rezolvarea tuturor problemelor necesită mult timp.

Pentru a simplifica soluționarea problemelor curente, sunt oferite următoarele recomandări:

Utilizați metoda Alps pentru planificare

Include următoarea secvență de acțiuni:

1. sarcini de scriere;
2. determinarea timpului de executare;
3. rezerva de timp (in raport de 60:40);
4. stabilirea prioritatilor, reatribuirea sarcinilor;
5. controlul implementării (contabilitatea a ceea ce nu a fost făcut).

Când scrieți un plan, se recomandă utilizarea abrevierilor, care vă vor permite să sistematizați lucrarea și să o împărțiți în blocuri. Se pot scrie: V - vizite, D - delegare, K - control, P - in curs, PC - deplasari si deplasari de afaceri, T - telefon, H - lectura, instruire.

Vizavi de fiecare articol, se scrie o sarcină (rezultat) și se indică timpul de finalizare pentru a specifica sarcina și pentru a evita pierderea inutilă de timp.

Rezerva de timp presupune că, cu o zi de lucru de 10 ore, munca este planificată pentru 6 ore, cu o zi de 8 ore - timp de 5 ore, restul trebuie repartizat sau reprogramat. Întotdeauna apar întâlniri, comunicări și întreruperi neprevăzute, nimeni nu a reușit să-și folosească ziua 100% conform planului.

Al patrulea punct vă va ajuta să ajustați planul pentru a ajunge la nivelul dorit în ceea ce privește timpul petrecut - stabilim priorități, distribuim munca. Finalizarea zilei - monitorizarea îndeplinirii sarcinilor de către subordonați și a propriei activități, elaborarea unui plan pentru ziua următoare, reprogramarea sarcinilor care nu au avut loc din anumite motive sau nu au avut timp să fie finalizate pe deplin.

Tradus din engleză, „time management” înseamnă managementul timpului. Este clar că de fapt este imposibil să-l controlezi. Aceasta se referă la utilizarea ordonată a timpului de lucru și personal, calculat în minute, ore, zile, săptămâni. Managementul timpului este contabilitate și planificare operațională.

Filosofia și practica managementului timpului este o știință relativ nouă, care a câștigat popularitate în întreaga lume abia în anii 80 ai secolului XX. Există încă multe mituri și concepții greșite în jurul lui.

Bazele

Când încercați să implementați un program de management al timpului într-o echipă de angajați, este important să înțelegeți că sistemul nu este de înțeles și accesibil tuturor și, în consecință, nu va fi acceptat și asimilat de toată lumea. Dacă o persoană trăiește fără scop, nu se străduiește pentru nimic, iar timpul cântărește asupra lui - el și managementul timpului sunt două lucruri opuse. De dragul productivității, ar trebui să se decidă obiectivele urmărite de persoana care studiază această știință. 4 piloni ai managementului timpului:

• optimizarea timpului;
• planificarea zilei;
• urmărirea timpului;
• organizarea motivaţiei.

După ce au înțeles principiile de funcționare ale fiecăruia dintre ele, va fi posibil nu numai să lucrați cu eficiență maximă, ci și să mențineți sănătatea, vigoarea și o minte strălucitoare.

Matricea Dwight Eisenhower

În cursurile de management al timpului pentru începători, formatorii recomandă utilizarea matricei dezvoltate de cel de-al 34-lea președinte al Statelor Unite. Eisenhower a considerat capacitatea de a naviga rapid și abilitățile indispensabile ale unei persoane de succes. Încercând să-și optimizeze timpul în ciclul nesfârșit al treburilor, șeful statului a creat o matrice care funcționează conform principiului: „Nu toate chestiunile importante sunt urgente, nu toate chestiunile urgente sunt importante”. Acesta este un ajutor vizual pentru gestionarea timpului pentru mame și oameni de afaceri, constructori și artiști, permițându-vă să planificați eficient și să alocați resursele în mod rațional.

Principiul de funcționare

Matricea va da roade dacă obiectivele sunt realiste și sunt stabilite corect. Înainte de a finaliza următoarea sarcină, trebuie să răspundeți la două întrebări:

1. Este important?
2. Acest lucru este urgent?

Pe baza răspunsului la acestea, se disting 4 tipuri de cazuri:

1. Important urgent.
2. Urgent fără importanță.
3. Neurgent important.
4. Neimportant, neurgent.

Viața ne aruncă mereu lucruri urgente. În ceea ce privește gradul de importanță, fiecare își dă propriul răspuns. Vorbind despre urgență, putem concluziona că acest criteriu este obiectiv. De exemplu, un coleg pe care nu l-ai mai văzut de 5 ani a sunat și îți cere să faci o programare cu ruda lui și să-l ajuți să-și găsească un loc de muncă. Important? Urgent? Aliniat cu obiectivele tale? Care tip?

Important urgent

Astfel de sarcini trebuie îndeplinite imediat. Ele sunt și sunt direct legate de obiectivele tale de viață. Toate exercițiile de gestionare a timpului sunt luate din viața reală probleme urgente apar neprogramate și, adesea, din vina ta. De exemplu, un copil care are nevoie de îngrijire, starea de sănătate deteriorată, dificultăți la locul de muncă etc.

Cunoașterea managementului sarcinilor și tehnicilor de planificare competente vor reduce numărul de sarcini importante urgente la minimum. Dacă condiția nu este îndeplinită și problemele urgente se adună de nicăieri, merită să vă reconsiderați încă o dată obiectivele pentru viitorul apropiat și să vă înăspriți autodisciplina.

Fiabilitatea este principala sursă a problemelor urgente importante. Incapacitatea de a spune „nu” ne face să fim cei cărora alți oameni le deleg sarcinile importante, urgente sau neurgente. Motivele dificultății de a refuza pot fi diferite, dar trebuie să vă reuniți și să luați o decizie puternică. Consultați propriile probleme urgente, cereți o pauză sau indicați un interval de timp potrivit pentru dvs., oferiți-vă să desemnați un alt angajat (asistent, partener etc.) pentru a îndeplini misiunea. Puneți instigatorului o întrebare neașteptată: ce poate face? Cel mai important, nu pierde din vedere obiectivul tău. Este important de înțeles că a fi în mod constant în modul de a îndeplini sarcini urgente și importante necesită concentrare și dăruire maximă, ceea ce în viitorul apropiat va duce la o deteriorare a bunăstării. Nu avem timp să ne oprim, să regândim ce se întâmplă, să evaluăm rezultatul, până la urmă pur și simplu ne epuizăm.

Important non-urgent

Varianta descrisă de comportament în managementul timpului - managementul timpului, conține o listă de sarcini în îndeplinirea cărora se poate da dovadă de liniște și prudență. Ai timp să te gândești la fiecare pas. Aceasta este o oportunitate excelentă de a aplica abilitățile de planificare teoretică dobândite în practică.

Experții spun că oamenii care își construiesc afacerea sau cariera conform acestui principiu obțin rezultate deosebite. A avea o rezervă de timp vă permite să abordați problemele în detaliu și în mod semnificativ, să efectuați o planificare completă, să evaluați și să caracterizați rezultatele intermediare și să dați dovadă de flexibilitate.

Acest grup include aspecte legate de rutina necesară: antrenament, îngrijirea propriei sănătăți (păstrarea unei rutine zilnice, alimentație, prevenirea bolilor etc.). Nu neglija timpul, pentru că... Problemele importante care nu sunt urgente pot deveni urgente.

Urgent fără importanță

Conform regulilor de gestionare extremă a timpului, toți ar trebui excluși din viața de zi cu zi, deoarece... distras de la îndeplinirea unor sarcini importante urgente și neurgente. Sarcini obișnuite neimportante: întâlniri inutile, convorbiri telefonice lungi, repararea/ajustarea echipamentelor. Adesea sarcinile pe care o persoană și le stabilește în această etapă se referă la competența și profesionalismul celorlalți, așa că este indicat să le delegeți. De exemplu, dacă frigiderul dvs. este stricat, de ce să petreceți ore întregi citind instrucțiunile, urmărind videoclipuri despre cum să îl remediați și încercând fără succes să îl readuceți la funcționalitatea anterioară, când puteți contacta rapid un tehnician și îi încredințați munca? Atunci va fi timp să rezolvi probleme reale stringente care necesită atenția ta.

Neurgent neimportant

Răspunsul la întrebarea de gestionare a timpului despre cum să gestionați totul constă în excluderea completă a unor astfel de sarcini din viața de zi cu zi. Sunt niște nemilos devorători de timp liber. Dacă situațiile din pătratul precedent distrag ușor atenția de la obiectivele principale, atunci chestiunile neurgente, neimportante au o eficiență negativă. Vorbim despre rețelele sociale preferate ale tuturor, Instagram, Facebook etc. cu derularea fără scop a fluxului, corespondența goală cu prietenii, vizionarea îndelungată a serialelor TV, „întâlnirea” în jocurile pe calculator.

Astfel de sarcini sunt ușoare și lipsite de angajare. Principalul lor rău este în blocarea imperceptibil a fluxului natural al sarcinilor importante.

Dacă obiectivul este clar stabilit și are termene limită specifice, al patrulea tip de sarcină ar trebui să dureze un minim de timp, sau mai bine zis, să fie complet exclus. Nu ar trebui să vă scufundați dezinteresat în muncă fără să vă odihniți. Regula „timp pentru muncă, timp pentru distracție” este relevantă aici.

Matricea Eisenhower este aplicabilă în orice domeniu al vieții: fie că este vorba de managementul timpului pentru mame în pregătirea sărbătorilor de Anul Nou sau de un specialist dintr-o mare corporație care implementează un proiect pe tot parcursul vieții.

Dacă obiectivele sunt stabilite corect, există o încredere în sine puternică, iar motivația pentru acțiune este puternică, dificultățile nu ar trebui să apară.

Mai jos este o listă de metode de gestionare a timpului care vor ajuta la optimizarea sarcinilor cu diverse priorități.

Învață să spui „nu”

O bună educație și reținere nu ne permit să refuzăm să ascultăm fără rost poveștile vecinilor despre un weekend furtunos, să primim un vizitator neplanificat sau să participăm la rezolvarea problemei altcuiva. Gestionarea extremă a timpului numește astfel de situații „pierderi” de timp care ar putea fi folosite mai productiv. Luarea deciziei de a refuza este o responsabilitate pe care ar trebui să o asumi o dată pentru totdeauna. Recompensa pentru eforturile tale va fi o cantitate mare de timp la dispoziția ta.

Regula căruțelor și calului

Te-ai gândit vreodată că pierzi timp prețios cu ceva care și-a pierdut de mult sensul? Faceți o muncă din obișnuință care nu mai este necesară pentru a obține rezultate? Potrivit experților, managementul timpului pentru femei se bazează pe rezolvarea acestei probleme. Programul de lucru ar trebui revizuit sistematic pentru a elimina rapoartele neinformative și altele asemenea.

Pentru claritate, vă sugerăm să vă imaginați un cal trăgând o căruță. Pe măsură ce căruciorul se mișcă, se umple cu încărcătură nouă și, cu fiecare kilometru parcurs, devine din ce în ce mai mult. Este cu adevărat necesar să așteptați până când animalul este epuizat, încercând să tragă o sarcină excesivă? Majoritatea oamenilor (majoritatea mare sunt femei) sunt siguri că a munci bine înseamnă a munci din greu. Se încarcă cu tot mai multe sarcini, rămân după muncă și nu regretă weekendul petrecut acolo. Rezultatul unui astfel de altruism va fi o scădere a eficienței muncii și „epuizare emoțională”, atunci când ceea ce faci își pierde sensul.

Este important să găsiți un echilibru delicat între viața personală și viața ocupată. Aceasta este cea mai bună motivație pentru a studia și a exersa timpul) - să depună eforturi pentru auto-dezvoltare și auto-îmbunătățire.

„Mâncând un elefant”

Cele mai dificile sarcini de îndeplinit sunt sarcini complexe la scară globală. Problema lor principală este că rezultatul nu va fi vizibil în curând, dar vor trebui să muncească din greu acum. În programele de management al timpului, aceștia sunt numiți metaforic „elefanți”. Nu va fi posibil să faceți față întregului „elefant” dintr-o singură mișcare. Pentru a scăpa de ea, se propune o soluție fracționată la probleme - împărțirea animalului în „fripturi”. Piesele ar trebui să aibă o dimensiune optimă pentru a „mânca” la un moment dat, fără disconfort și emoții negative.

Un exemplu de gestionare a timpului pentru femei: curățenia de primăvară „favorită” a tuturor poate fi împărțită în mai multe evenimente la scară mai mică: sortați conținutul dulapurilor astăzi și amânați spălarea geamurilor până mâine. Așadar, cu fiecare pas va fi mai ușor să avansezi.

Principala problemă este că suntem responsabili pentru creșterea „elefanților” care cântăresc câteva tone. Acest lucru se întâmplă când amâni lucruri importante pentru mai târziu. Chiar dacă ne gândim la o sarcină, dar nu începem să o facem, „elefantul” crește.

Când nu mai rămâne nimic decât să rezolvi problema, se dovedește că până la urmă nu a fost atât de dificil. Rezultatul inacțiunii prelungite este potențialul irosit și multă negativitate în jur. Și numai finalizarea completă a lucrării va aduce pozitivitate și energie în viață.

Tehnica brânzei elvețiene

Principala diferență dintre „brânză” și metoda anterioară de gestionare a timpului este că problema nu este rezolvată „de la cap la coadă”, ci într-o ordine arbitrară. Este recomandabil să începeți cu zone ușor accesibile, a căror soluție va da o dispoziție pozitivă și va crește încrederea în sine. „Roșarea” zilnică a micilor găuri din brânză va duce imperceptibil la consumul complet al acesteia.

Un exemplu tipic: atunci când începe să scrie un articol, autorul a studiat un aspect mai mult decât altele sau pur și simplu este interesat de acest subiect. Trebuie să începeți să vă puneți gândurile pe hârtie cu acest subiect.

Pentru a obține o eficiență maximă a muncii, metodele descrise trebuie utilizate în combinație. Combinația lor va fi individuală în funcție de obiectivele stabilite și de specificul activității.

Bună prieteni! Dmitri Shaposhnikov este în legătură.

În observația mea, o persoană modernă de succes întâlnește inevitabil conceptul de „gestionare a timpului”. Toată lumea, într-o măsură sau alta, a simțit o lipsă de timp, presiunea termenelor limită și a experimentat stresul din graba forțată.

După ce ați citit articolul, veți afla cele mai importante lucruri despre managementul timpului și vă veți familiariza cu conceptele de bază ale managementului de succes al timpului. Toate acestea sunt însoțite de exemplele și comentariile mele. Sper că veți găsi acest subiect util, interesant și distractiv!

Să începem, prieteni!

1. Ce este managementul timpului - definiție și istorie

Traducerea directă a acestui termen „ De gestionare a timpului"din engleza - " de gestionare a timpului" Este clar că este imposibil să gestionezi timpul în sens literal: adevărata funcție a managementului timpului este să folosești timpul vieții tale cu eficiență maximă.

Cea mai exactă definiție a managementului timpului este:

De gestionare a timpului- aceasta este contabilitatea, distribuția și planificarea operațională a propriilor resurse de timp.

O altă definiție.

De gestionare a timpului este o abordare științifică a organizării timpului și a creșterii efectului utilizării acestuia.

Motto-ul unui manager de timp profesionist:

Muncă Mai puțin, a avea timp Mai mult!

Oamenii care știu să-și gestioneze propriul timp în mod productiv trăiesc o viață mai bogată și mai plină și își fac munca cu cheltuieli minime de timp.

Gestionându-ne timpul, avem mai mult spațiu de locuit: oportunitatea de a face ceea ce ne place cu adevărat devine mai reală.

Având în vedere presiunea în care trăiesc oamenii moderni, problema gestionării resurselor de timp devine din ce în ce mai relevantă, dacă nu de o importanță vitală. Abilitățile dezvoltate de gestionare a timpului cresc semnificativ eficiența personală. Mi-am dat seama de asta acum 12 ani.

Managementul timpului vă permite să vă organizați timpul de lucru și personal pe parcursul zilei (săptămână, lună) pentru a avea timp să faceți toate lucrurile importante și necesare fără a fi distras de probleme și probleme secundare sau străine.

Planificarea eficientă vă permite să eliberați resurse de timp colosale pentru o viață bogată și împlinită. Potrivit profesioniștilor, dimensiunea unor astfel de resurse este calculată în ani și decenii.

Istoria managementului timpului

Abordarea științifică a organizării timpului nu este o problemă nouă. Istoria managementului timpului datează de mult.

Chiar și acum 2000 de ani în Roma Antică, celebrul gânditor Seneca a propus împărțirea tuturor timpurilor în folositor petrecut, adică bun, în rău și inutil.

Seneca a început, de asemenea, să țină în scris o evidență constantă a timpului. Gânditorul spunea că atunci când trăiești o anumită perioadă de timp, este necesar să o evaluăm din punctul de vedere al plenitudinei sale.

În istoria ulterioară a managementului timpului, aceste idei au stat la baza conceptului de „eficacitate personală”.

Alberti, un scriitor și om de știință italian care a trăit în secolul al XV-lea, a spus că cei care știu să gestioneze timpul eficient vor avea întotdeauna succes.

Pentru a face acest lucru, el a propus utilizarea a două reguli:

1. Faceți o listă de lucruri de făcut în fiecare dimineață.
2. Aranjați lucrurile în ordinea descrescătoare a importanței.

Timp de multe secole, toate aceste principii au existat doar în formă teoretică și abia din anii 80 ai secolului trecut această temă a început să treacă de la teorie la practică.

Managementul timpului este necesar nu numai pentru directori și proprietari de afaceri: fiecare dintre noi trebuie să fie capabil să-și gestioneze propriile active pentru a se bucura la maximum de procesul vieții.

Desigur, nu toată lumea are nevoie de management al timpului. Dacă o persoană nu are nimic de făcut în viața sa și sarcina sa principală este să „ucide timpul”, atunci gestionarea timpului pentru o astfel de persoană este o disciplină irelevantă și inutilă.

Cu alte cuvinte, mai întâi trebuie să decideți dacă într-adevăr nu aveți suficient timp și unde doriți să vă petreceți minutele, orele și zilele gratuite când apar.

Managementul timpului constă din mai multe componente:

• urmărire strictă a timpului;
• optimizarea resurselor de timp;
• planificarea zilei (săptămâna, lună sau altă perioadă de timp);
• organizarea motivaţiei.

Managementul timpului este important nu numai pentru muncă: oamenii care au stăpânit arta managementului timpului sunt mai veseli, sănătoși și de succes în viața lor profesională și personală.

Gestionarea eficientă a timpului vă permite să înțelegeți toate acțiunile și deciziile dvs. din punctul de vedere al oportunității lor pentru propria dezvoltare și îmbunătățire.

2. Mituri despre managementul timpului – 3 concepții greșite principale

Există o serie de stereotipuri sociale și concepții greșite despre managementul timpului.

Unii cred că managementul timpului este necesar doar pentru muncă, că în Rusia această disciplină este ineficientă din cauza particularităților mentalității naționale, că viața strict conform planului transformă o persoană într-un robot și îl privează de liberul arbitru.

Toate aceste mituri sunt nefondate: mai jos voi încerca să le dezminți complet.

Mitul 1. Nimeni nu poate gestiona timpul.

Afirmația este corectă ca formă, dar eronată ca conținut. Gestionarea timpului este cu adevărat imposibil. (cu excepția cazului în care, desigur, ești inventatorul unei mașini a timpului). Nimeni nu este capabil să-i încetinească progresul obiectiv, să-l accelereze sau să-l oprească nici măcar pentru o clipă.

Dar o persoană poate face următoarele : gestionați-vă pe dvs., deciziile și acțiunile de-a lungul timpului și, de asemenea, implicați-vă în stabilirea priorităților. Exact despre asta vorbesc practicienii în managementul timpului – despre gestionarea propriei vieți.

Adoptarea unei abordări inteligente și pragmatice a acțiunilor tale este gestionarea timpului: vei fi surprins de câte minute și ore se eliberează odată ce începi să acționezi mai atent și mai conștient.

Amintiți-vă că toți oamenii de succes, indiferent de tipul lor de activitate, își planifică treburile și acționează cu productivitate maximă. În același timp, lucrează aproximativ în aceeași perioadă de timp ca oamenii obișnuiți, dar reușesc întotdeauna să facă mai mult.

Secretul lor este că reușesc să facă mai multe lucruri pe unitatea de timp, ceea ce le afectează în cele din urmă rezultatele vieții.

Mitul 2: Managementul timpului mă va face să muncesc din ce în ce mai mult.

Muncind din greu și obosind, neglijarea odihnei este o cale directă către suprasolicitare și depresie. Este necesar să ne străduim în mod constant să reducem cantitatea de muncă, crescând în același timp productivitatea. Cum să o facă? Pe scurt, acționați strict conform planului și puteți separa secundarul de principal.

Folosirea eficientă a tehnicilor de gestionare a timpului nu înseamnă a face mai mult sau a crește productivitatea prin realizarea mai rapidă a lucrurilor.

Vorbim despre creșterea productivității personale prin eliminarea sarcinilor inutile și eliminarea așa-numitelor „risipi de timp” sau „cronofagi”.

Categoria cronofagelor include sute de lucruri fără sens și mărunte pe care le facem în timpul zilei, fără să ne gândim măcar la oportunitatea lor: verificarea frecventă a e-mailurilor, comunicarea și vizualizarea știrilor pe rețelele de socializare, conversații fără sens cu colegii.

Angajamentul unei persoane față de problemele distrase de la sarcina principală este parțial explicată de amânare - dorința de a amâna evenimente importante și necesare „până la vremuri mai bune”.

Cu toate acestea, dacă renunți la reflecție și recunoști pentru tine însuți importanța și semnificația sarcinilor tale curente, nu vei avea nici puterea și nici dorința de a fi distras de chestiuni străine.

Mitul 3. Folosirea managementului timpului mă va transforma într-un robot care va face totul conform unui program, lipsindu-mă de libertate și de alegere.

Oamenilor le este frică să nu se transforme în roboți, dar de fapt sunt deja ei și, de asemenea, sclavii propriilor obiceiuri psiho-emoționale și modele de comportament.

Gestionarea timpului nu ne limitează libertatea, ci dimpotrivă, o creează.

Gestionarea timpului este necesară nu numai pentru angajații de birou, directori și manageri: gestionarea principală resursă a vieții - propriul timp - este necesară pentru toți cei care se iau în mod responsabil și în serios.

Un criteriu practic pentru necesitatea implementării principiilor de management al timpului în viață este prezența 4 sau mai multe cazuriîn planul zilei curente (se iau în considerare nu numai chestiunile profesionale, ci și personale). Oamenii de afaceri, artiștii independenți și gospodinele au nevoie de asta.