Analiza implementarii sistemelor electronice de management al documentelor. Analiza eficacității utilizării sistemului. o set standard de funcții

Multe companii ajung mai devreme sau mai târziu să înțeleagă nevoia de a trece la gestionarea electronică a documentelor pentru a îmbunătăți eficiența suportului de documentare pentru activitățile de management. Cel mai recent software permite organizațiilor nu numai să optimizeze fluxul de documente, să reflecte toate documentele într-o singură bază de informații, dar și să monitorizeze și să analizeze procesele de afaceri de management al documentelor.

Cum să implementați un EDMS pe cont propriu și să optimizați costurile?

Pentru a gestiona eficient documentația și a asigura activitățile de management ale companiei, serviciul de suport pentru documentație trebuie să:

• să primească prompt informații despre circulația documentelor companiei;
• asigura înregistrarea documentației de intrare, ieșire și documentație internă, controlul executării comenzilor pe documente;
• creșterea controlului asupra disciplinei performanței;
• reducerea timpului petrecut cu căutarea și aprobarea documentelor;
• asigura stocarea securizata centralizata a documentelor.

În același timp, nu toată lumea are posibilitatea de a atrage specialiști pentru a implementa un sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) de la organizații terțe.

Pentru a implementa în mod independent managementul documentelor electronice, trebuie să înțelegeți sarcinile acestui proces și succesiunea acțiunilor. Pentru a face acest lucru aveți nevoie de:

1. Realizarea unui sondaj și analiză a fluxului de documente existent în companie; formula sarcini pentru departamentele implicate în implementarea EDMS; să formuleze cerințe pentru EDMS.
2. Combină eforturile serviciului de suport pentru documentație cu departamentul IT și serviciul de securitate.
3. Selectați un EDMS și dezvoltați un plan pentru implementarea acestuia.

Să luăm în considerare algoritmul pentru implementarea pas cu pas a gestionării documentelor electronice, folosind exemplul companiei „Rhythm” LLC.

Studierea și analiza fluxului de documente existente

Ca urmare a analizei fluxului de documente al companiei noastre, s-au dezvăluit următoarele: fluxul de documente se desfășoară într-o formă mixtă - înregistrarea documentelor și introducerea rezoluțiilor managerilor este efectuată de angajații departamentului de management al biroului. în cardurile electronice de înregistrare ale EDMS Eufratului; coordonare, editare comună, transfer documente în vederea executării, întocmire adeverințe și rapoarte privind efectuarea disciplinei - pe hârtie.

Acest sistem de gestionare a documentelor a început să funcționeze defectuos și au apărut probleme:

• cheltuieli mari de timp și materiale pentru realizarea de copii pe hârtie a documentelor;
• pierderea documentelor;
• duplicarea documentelor;
• retrimiterea documentelor spre examinare și/sau executare;
• mult timp pentru aprobarea atât a documentației de intrare, cât și a documentației interne.

În plus, Euphrates EDMS, care a fost utilizat de companie de mai bine de 5 ani, nu a mai îndeplinit cerințele angajaților implicați în lucrul în EDMS: versiunea acestui produs software utilizată nu avea posibilitatea de a fi colectivă. editare, aprobarea documentelor sau un mecanism convenabil de căutare.

Astfel, s-a decis introducerea unui nou sistem electronic de gestionare a documentelor.

Obiectivele proiectului, rolul serviciului de învățământ preșcolar și al serviciului IT

Deoarece utilizatorii cheie ai EDMS sunt angajați ai sistemului educațional preșcolar, care nu numai că înregistrează corespondența oficială, ci participă și la editarea, aprobarea documentelor și, de asemenea, monitorizează termenele limită pentru executarea documentelor și comenzilor, cerințele pentru EDMS au fost dezvoltate de serviciul preșcolar. În plus, serviciul DOW a fost atât clientul, cât și co-executorul proiectului, în consecință, a determinat sarcinile proiectului și rolul serviciului IT;

Atunci când alegeți un EDMS și treceți la gestionarea electronică a documentelor, serviciul DOW stabilește următoarele cerințe: sarcini:

• stocarea documentelor de intrare, ieșire și interne într-o bază de date electronică unică pentru a asigura accesul rapid la acestea;
• comunicarea promptă a documentelor și deciziilor managerilor către executanți;
• capacitatea de a automatiza controlul și evaluarea activităților angajaților și departamentelor pentru executarea documentelor;
• capacitatea de a pregăti raportări statistice pe documente și disciplina de performanță.

Cerințe pentru EDMS

Cerințele pentru EDMS stabilite de serviciul de asistență pentru documentație al LLC Ritm au inclus asigurarea capacității de a:

• înregistrarea, contabilitatea și controlul intrărilor, ieșirilor, documentelor interne, contestațiilor cetățenilor, documentelor organizatorice și administrative;
• capacitatea de a converti documente pe hârtie în formă electronică, scanare pagină cu pagină și flux, recunoaștere a documentelor;
• schimb de documente între unitățile distribuite geografic;
• rubricarea, clasificarea și clasificarea documentelor;
• căutarea după detalii și căutarea full-text după conținutul documentelor, ținând cont de morfologia limbii;
• înregistrarea și prelucrarea documentelor în arhivă;
• generarea de rapoarte;
• gestionarea drepturilor de acces;
• aplicarea semnăturii digitale electronice.

În ceea ce privește organizarea proceselor de lucru, conducerea companiei și-a formulat cerințele pentru EDMS:

• crearea proiectelor de documente;
• aprobarea proiectelor de documente;
• aprobarea documentelor;
• crearea de rezoluții și instrucțiuni;
• controlul disciplinei performanței;
• controlul versiunii documentului;
• acțiuni de înregistrare;
• delegarea de autoritate de a executa documente etc.

În plus, compania se aștepta ca EDMS să respecte conceptul de dezvoltare IT în ansamblu (standardizarea infrastructurii IT și a proceselor interne ale departamentelor IT ale biroului central și sucursalelor, unificarea proceselor de afaceri ale tuturor departamentelor), care, la rândul său, , a implicat posibilitatea creării EDMS distribuite geografic, precum și extinderea sarcinilor funcționale ale EDMS. O proprietate importantă așteptată a sistemului este deschiderea acestuia, adică. capacitatea de a face modificări, inclusiv de către specialiștii noștri.

Capacitatea EDMS de a se integra cu sistemul de informații corporative, inclusiv e-mail, aplicații standard de birou și portalul corporativ al companiei, a fost, de asemenea, considerată necesară.

O cerință obligatorie pentru EDMS a fost asigurarea securității informațiilor și protejarea documentelor și a informațiilor conținute în acestea.

Ca urmare a studierii propunerilor comerciale ale companiilor implicate în dezvoltarea EDMS, s-a decis introducerea produsului software „1C8: Document Flow”.

Funcționalitatea largă și universală a acestui sistem este potrivită atât pentru întreprinderile mici cu un flux mic de documente, cât și pentru exploatații mari cu un sistem de contabilitate ramificat complex.

Planul de implementare EDMS

În conformitate cu sarcinile atribuite și cerințele formulate pentru EDMS, serviciul de învățământ preșcolar, împreună cu serviciul IT, au elaborat un plan de implementare a EDMS.

S-a decis implementarea EDMS în module separate pentru a pune treptat sistemul în funcțiune și a facilita instruirea și adaptarea utilizatorilor sistemului:

asigură mai întâi înregistrarea corespondenței oficiale și procesarea rezoluțiilor managerilor de către serviciul instituției de învățământ preșcolar, apoi conectați și instruiți toți utilizatorii sistemului, apoi implementați un modul de monitorizare a termenelor de executare a documentelor și comenzilor, apoi un modul pentru aprobarea și înregistrarea documentației organizatorice și administrative și a reglementărilor locale. Apoi a fost elaborat un program de implementare a EDMS, indicând principalele activități și termenele limită pentru implementarea acestora.

În conformitate cu planul, au fost determinate etapele implementării EDMS.

Etapele implementării EDMS

1. La prima etapă a implementării EDMS Este important să vă asigurați că fluxul de documente al companiei este reglementat corespunzător:

• au fost elaborate și implementate forme unificate de documente;

Formularele de documente unificate sunt folosite ca șabloane atunci când se creează un document și îl trimite spre aprobare.

• Au fost elaborate și implementate instrucțiuni pentru munca de birou;
• a fost elaborată o procedură de monitorizare a termenelor de completare a documentației;

Instrucțiunile de lucru ale biroului nu numai că descriu regulile de procesare a documentelor, dar definesc și procedura de aprobare a acestora (pe baza cărora sunt create rutele de circulație și aprobare a documentelor în EDMS), regulile de înregistrare a documentelor, structura de sunt descrise numere de înregistrare a documentelor, etc. În plus, Instrucțiunile de lucru de birou conțin secțiunea privind monitorizarea termenelor de executare a documentelor și comenzilor, care descrie procedura de control și precizează termenele, care este folosită și de angajații instituțiilor de învățământ preșcolar. serviciul instituției atunci când lucrează în EDMS.

• activitatea arhivei este organizată și reglementată;

Reglementările locale privind arhivarea documentelor descriu nu numai regulile de înregistrare și crearea dosarelor pentru perioadele de stocare permanentă și temporară, dar conțin și o descriere a procedurii de creare a nomenclatoarelor dosarelor departamentelor și a unui nomenclator consolidat al dosarelor companiei. Indicii aprobați alocați unităților structurale (și, în consecință, indicii de nomenclatură de caz) sunt utilizați în EDMS pentru a genera indici de înregistrare a documentelor (de exemplu: scrisori de ieșire, memorii).

• s-a elaborat o nomenclatură de cazuri și indici ai diviziunilor structurale.

Ritm LLC folosește principiul indexării pe mai multe niveluri a diviziilor structurale, reflectând structura organizatorică a companiei (vezi tabelul).

Indici ai diviziunilor structurale ale SRL „Ritm”

Indicii de nomenclatură de caz sunt utilizați la crearea cazurilor și vă permit să determinați locația de stocare a documentului executat.

De exemplu,

În conformitate cu Instrucțiunile de documentare aprobate, numerele de ieșire de documente supuse înregistrării în serviciul instituției de învățământ preșcolar „Rhythm” SRL constau din indexul unității structurale - executorul, numărul cauzei conform nomenclatorului și un continuu. număr de serie, de exemplu:

02-01-01/01/27, unde 02-01-01 este indicele unității structurale (scrisoarea a fost întocmită de departamentul de asigurare a calității din cadrul Direcției de management al calității), 01 este numărul cazului conform nomenclatorului ( scrisoarea este trimisă organului executiv federal), 27 este numărul de serie.

Numărul de înregistrare în EDMS este generat automat utilizând setări speciale ale numărătorului pentru diferite tipuri de documente. Setările numărătorului sunt descrise mai jos.

2. Etapa următoare: este necesar să se ia în considerare și să descrie caracteristicile documentele companiei : modul în care se realizează recepția și procesarea primară a documentației de intrare, de ieșire și internă.

În această etapă este necesar să se determine lista tipurilor de documente care participă la fluxul de documente.

La Rhythm LLC, următoarele tipuri de documente de management sunt procesate, stocate, transmise spre revizuire și execuție în EDMS:

• informatii si documente de referinta: scrisori (la intrare și la ieșire), oficial, rapoarte, note explicative, certificate, acte, cereri etc.;
• organizatoric- acte administrative: ordine, instrucțiuni, procese-verbale ale ședințelor.

De asemenea, a fost necesar să se decidă ce parte a fluxului de lucru pe hârtie va fi automatizată.

Astfel, după introducerea EDMS, s-a planificat oprirea transferului pentru executare a copiilor pe hârtie ale documentelor cu rezoluții ale managerilor (după crearea unui card de comandă, ale cărui câmpuri sunt completate în conformitate cu rezoluția scrisă de manager. pe un document pe hârtie, o scanare a documentului este transferată de către angajatul serviciului instituției de învățământ preșcolar către executant prin e-mail integrat cu SED). În timp ce documentele care necesită semnătură sunt transmise pe hârtie, se face o marca corespunzătoare pe cardul de înregistrare a documentului. Unele documente (de exemplu, cereri pentru crearea unui loc de muncă, cereri pentru eliberarea de articole de papetărie) au fost planificate a fi complet automatizate: astfel de cereri sunt completate prin completarea câmpurilor corespunzătoare din fișa de înregistrare a cererii, aprobată și trimisă spre executare. în formă fără hârtie.

În conformitate cu această clasificare, în EDMS a fost creat un sistem de dosare (Fig. 1):

Orez. 1. Sistem de foldere EDMS LLC „Rhythm”

Ritm LLC are următoarele roluri atunci când lucrează în EDMS:

• funcționar (înregistrarea scrisorilor primite și trimise);
• funcţionar în departament (înregistrarea notelor oficiale);
• executor în departament (lucru cu toate documentele create de acest executor sau transmise acestui executor);
• responsabil pentru completarea directoarelor (și anume: „Corespondenți”, „Utilizatori”, „Structura companiei”);
• Administrator EDMS (întreținere EDMS, asigurarea accesului utilizatorilor, efectuarea setărilor).

Angajații autorizați ai serviciului instituției de învățământ preșcolar pot fi nu numai funcționari, ci și responsabili pentru completarea directoarelor. Administratorul EDMS trebuie să fie un angajat al serviciului IT.

4. Apoi trebuie să faceți setări administrative pentru 1C Document Flow și să completați directorul de utilizatori (Fig. 2).

Când completați cardul de utilizator, indicați numele complet, funcția și unitatea structurală.

În funcție de poziție, utilizatorii au diferite niveluri de acces la documentele postate în EDMS. Astfel, un angajat de linie are acces la citire la documentele pe care le-a creat sau la documentele trimise lui spre executare.

Șeful departamentului „vede” documentele create de el și trimise acestuia și documentele disponibile tuturor angajaților din subordine. Șeful companiei are acces la toate documentele.

Orez. 2. Card de utilizator

5. Apoi Directorul „Corespondenți” este completat. Corespondenții pot fi grupați pentru a ușura căutarea și selecția.

De exemplu, „Cumpărători”, „Furnizori”, „Contrapărți”, „Bănci”, „Ministere”, etc.

În 1C Document Flow, pot fi folosite directoare care sunt menținute în alte sisteme - contabilitate, departament contract etc. În acest caz, puteți introduce toate informațiile în cardul corespondent, inclusiv adresa, INN și alte detalii, precum și să atașați copii scanate ale documentelor furnizate de contraparte la încheierea contractelor și acordurilor (Fig. 3). În acest fel, este creată o arhivă electronică a cardurilor contrapărților și a documentelor lor statutare și de altă natură, care poate fi utilizată în plus față de serviciul DOU de către departamentul contract, contabilitate și alte departamente interesate.

Orez. 3. Card corespondent

6. După completarea directorului „Corespondenți” din fila „Informații de reglementare și de referință”. este necesară completarea structurii firmei.

Un angajat autorizat al serviciului de învățământ preșcolar, care are rolul de „responsabil cu completarea directoarelor”, reflectă structura companiei în strictă conformitate cu structura organizatorică și cu tabelul de personal, adică. indică toate numele departamentelor, șefii acestora și indicii departamentelor. Pe măsură ce structura companiei este completată, toate informațiile specificate în cardurile de utilizator (inclusiv funcția, numele departamentului) sunt transferate automat din directorul „Utilizatori”, construind astfel o ierarhie a departamentelor și angajaților companiei.

Acest lucru face posibil ca șefii de departament să vizualizeze toate documentele și instrucțiunile emise artiștilor interpreți.

Șeful departamentului poate vizualiza toate sarcinile care i-au fost atribuite și, separat, toate sarcinile trimise subordonaților săi, precum și să urmărească progresul executării acestora (pe Desktop - în „Sarcinile mele” și „Sarcini de la mine” ” file).

7. Următorul pas - configurați numerotatori.

Cu ajutorul numerotatorilor, numerele de înregistrare sunt atribuite automat tuturor documentelor plasate în EDMS.

Sistemul vă permite să configurați numere de înregistrare folosind indici de diviziuni structurale, perioade, nomenclator de cazuri etc. Numerotare separate sunt configurate pentru diferite tipuri de documente (Fig. 4).

De exemplu, pentru a genera numărul de înregistrare al unui document de ieșire, se utilizează următorul format:

[IndexSubdr]/[IndexNomDel]/[Număr].

Orez. 4. Configurarea unui numărător pentru a genera automat un număr de înregistrare

8. Implementeazăsetări personale pentru fiecare utilizator.

În același timp, se setează o parolă pentru autentificarea în sistem, se realizează setările de notificare (că au fost primite documente sau comenzi), mementouri despre termenele scadente și depășite pentru executarea documentelor și comenzilor, setările de scanare (Fig. 5). , etc.

Orez. 5. Setări de scanare

9. Pregătiți și postați pentru accesul public instrucțiuni pentru utilizarea sistemului electronic de gestionare a documentelor.

Este recomandabil să emiteți astfel de instrucțiuni sub formă de instrucțiuni (o instrucțiune separată pentru fiecare aspect), ilustrați-le cu capturi de ecran și desene pentru claritate.

Notificare

Configurarea notificărilor în sistemul de flux de documente 1C

Fiecare utilizator configurează în mod independent notificările de la EDMS pe care dorește să le primească.

Configurare și administrare – Setări personale – Altele:

Faceți clic pe – Setări de notificare – și setați ca în figura următoare:

De exemplu, [email protected]

10. Următorul pas este instruirea utilizatorilor cheie responsabili cu munca de birou în diviziile structurale , care, la rândul său, poate oferi un ajutor semnificativ în pregătirea tuturor angajaților companiei.

Formarea angajaților de la Ritm LLC a fost efectuată de serviciul de educație preșcolară. Atunci când desfășurați briefing-uri, este necesar să verificați instalarea parolelor pentru autentificarea în sistem și a setărilor personale, să demonstrați utilizatorilor capabilitățile sistemului și să explicați caracteristicile de acces pentru fiecare utilizator, precum și să le rea studiul instrucțiunilor și instrucțiunilor de lucru cu sistemul.

11. Emite ordin de introducere în exploatare comercială a sistemului electronic de gestionare a documentelor.

De exemplu:

Societate cu răspundere limitată „Rhythm”

ORDIN

______________ №_______________

Pentru a optimiza fluxul de documente și a automatiza munca de birou la Ritm LLC

EU COMAND:

1. Crearea unui grup de lucru de proiect pentru punerea în funcțiune a sistemului electronic de management al documentelor (denumit în continuare EDMS) 1C8: Flux de documente cu următoarea componență:

1. Grupul de lucru al proiectului va pune în funcțiune comercială EDMS 1C8: Flux de documente până la „___” _______ 201__.
2. Stabiliți un termen limită pentru anularea costurilor software egal cu _________.
3. Îmi rezerv controlul asupra executării acestui ordin.

Director general V.V. Ivanov

După implementarea sistemului electronic de management al documentelor la Ritm LLC, au fost implementate următoarele:

• reducerea timpului de înregistrare și transmitere a corespondenței oficiale;
• automatizarea controlului și crearea unui sistem de memento-uri și notificări automate privind termenele de executare a documentelor și comenzilor;
• eliminarea pierderii documentelor;
• crearea unei arhive electronice (bază de cunoștințe corporative);
• asigurarea aprobării electronice a proiectelor de documente, editare colectivă;
• creșterea disciplinei de performanță;
• optimizarea contabilitatii si raportarii.

Astfel, implementarea unui EDMS este posibilă de la sine, cu planificarea și stabilirea corespunzătoare a sarcinilor pentru participanții la proiect. Rolul decisiv în acest sens îl joacă interacțiunea unităților structurale autorizate și implementarea consecventă a etapelor de implementare planificate.

Pentru o scurtă prezentare a sistemelor electronice de management al documentelor existente pe piața rusă, am luat cele mai cunoscute sisteme care ocupă poziții de lider, dezvoltând activ funcționalitatea produsului, câștigând astfel noi clienți. Informații despre aceste EDMS pot fi găsite în diferite surse deschise. Nu sunt luate în considerare platformele străine, care, deși pot fi folosite pentru automatizarea lucrărilor cu documente, nu sunt utilizate pe scară largă în organizațiile interne din cauza costului ridicat.

Mai jos sunt câteva EDMS, funcționalitatea, avantajele și dezavantajele fiecăruia dintre ele. În continuare, pe baza acestui material, va fi compilat un tabel de comparație a produselor software revizuite pe funcții cheie și vor fi date evaluările acestora.

„DocsVision”

Sistemul DocsVision este un produs software conceput pentru crearea de soluții corporative automatizate pentru gestionarea documentelor și a proceselor de afaceri. Include o platformă specifică domeniului cu interfețe deschise de programare a aplicațiilor pentru dezvoltarea de aplicații personalizate și aplicații standard gata făcute cu capabilități de configurare parametrică. Dezvoltatorul este DocsVision, o companie desprinsă din Digital Design. Dezvoltat din 1998.

Functii:

- automatizarea managementului întreprinderii;

- suport pentru abordarea procesuala in organizarea managementului;

- automatizarea sistemelor de management al calitatii;

- automatizarea proceselor de aprobare si aprobare a documentelor;

- mijloace de monitorizare a executării documentelor și sarcinilor;

- rutarea si livrarea documentelor catre statiile de lucru ale utilizatorului;

- managementul proceselor de procesare a documentelor;

- organizarea interactiunii cu contrapartidele si clientii;

- automatizari pentru birou;

- crearea unei arhive electronice de documente.

Avantaje:

- oportunitate de a dezvolta functionalitate;

- mecanisme unificate de acumulare și stocare a tuturor informațiilor despre procese și aplicații;

- mijloace unificate de monitorizare a executării sarcinilor, integrate cu instrumente de planificare;

- mecanisme centralizate de căutare a informațiilor, indiferent de aplicație, proces, tip de documente;

Capacitatea de a acumula informații despre trecerea proceselor și de a utiliza aceste informații pentru reinginerie;

- interfață unificată, nu este nevoie de instruire suplimentară la introducerea de noi aplicații;

- integrare strânsă cu sistemul de e-mail și programare utilizat;

O singură coadă de sarcini pentru toate procesele și aplicațiile (sistemul informează în mod independent despre necesitatea de a efectua anumite acțiuni);

Instrumente pentru instalarea automată a software-ului pe stațiile de lucru ale utilizatorului (nu este nevoie de timp pentru instalarea și actualizarea aplicațiilor client);

- acces WEB la toate funcțiile sistemului;

- un sistem unificat de diferențiere a drepturilor de acces, integrat cu instrumente standard de securitate Windows.

Defecte:

Lipsa documentelor de verificare pentru duplicare în timpul înregistrării;

Incapacitatea de a inregistra un document bazat pe unul existent;

Lipsa contabilității, a controlului mișcărilor și a perioadelor de păstrare a dosarelor și documentelor din arhivă;

Limitări semnificative în finalizarea soluțiilor fără participarea producătorului platformei.

"Motiv"

„Motive” este un sistem de management operațional al companiei implementat ca o aplicație web, care vă permite să organizați accesul la acesta de pe orice stație de lucru conectată la Internet. Prezentarea informațiilor în sistem se bazează pe mai multe concepte ușor de învățat - precum Proiect, Sarcină, Acțiune, Angajat, Raport etc. Dezvoltator - „Motiv”. Sistemul este prezentat ca un instrument de management al întreprinderii. Pe piata din 2004.

Functii:

Crearea unui spațiu informațional unificat pentru companie;

Organizarea si intretinerea managementului documentelor electronice interne ale companiei;

Posibilitate de lucru in echipa pe proiecte;

Abilitatea de a gestiona un număr mare de sarcini și sarcini;

Controlul asupra angajării personalului;

Gestionarea unui volum mare de documente;

Asigurarea confidentialitatii informatiilor;

Căutare rapidă și convenabilă a informațiilor în conformitate cu drepturile utilizatorului în sistem;

Mentinerea arhivelor proiectelor, sarcinilor si documentelor.

Avantaje:

Simplificarea deliberată a modelului obiect al sistemului, care contribuie la implementarea cu succes a acestuia și reduce timpul și banii cheltuiți pentru pregătirea personalului;

Combinarea funcționalității mai multor clase de sisteme de control;

Lucrul cu diverse interfețe;

Posibilitatea implementării independente;

Posibilitati largi de integrare;

Nu sunt necesare abilități speciale pentru a administra sistemul;

Funcționalitate clară.

Defecte:

- lipsa șabloanelor pentru documentele create;

- incapacitatea de a înregistra documente de la scaner;

- lipsa compatibilității cu software-ul care asigură recunoașterea imaginii documentelor;

- lipsa mentinerii unui istoric de lucru cu documentul;

Lipsa capacității de organizare a muncii off-line;

Incapacitatea de a numi un executor responsabil pentru un document;

Lipsa menținerii unei baze de date separate de documente de arhivă;

Lipsa contabilității pentru locația de depozitare a documentelor originale.

"Directum"

Sistemul Directum este un sistem electronic de management al documentelor și interacțiunilor. Dezvoltator - Directum. Pe piata din 2003. „Directum” acceptă întregul ciclu de viață al gestionării documentelor, în timp ce fluxul de lucru tradițional pe hârtie se încadrează perfect în gestionarea documentelor electronice. Acest lucru asigură o tranziție „nedureroasă” a companiei la gestionarea electronică a documentelor și adaptarea rapidă a angajaților. Avantajele includ funcționalitate largă și principii simple de funcționare.

Management electronic de documente;

Managementul proceselor de afaceri;

Gestionarea contractelor;

Managementul întâlnirilor;

Managementul relatiilor cu clientii;

Birou;

Apeluri din partea cetățenilor și organizațiilor;

Managementul indicatorului de performanță.

Avantaje:

Implementarea unui sistem de management complet al documentelor electronice și al proceselor de afaceri (suport pentru întregul ciclu de viață al managementului documentelor și al muncii);

Respectarea standardelor rusești și a normelor de birou;

Implementarea extinsă a mecanismului de semnătură digitală electronică (EDS);

Principii simple de lucru cu sistemul pentru un utilizator familiarizat cu e-mailul și sistemul de fișiere;

Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate de configurare a sistemului și a limbajului încorporat;

Administrare ușoară datorită utilizării platformelor comune (MS SQL Server) și prezenței agenților automati;

Posibilitate de organizare a muncii distribuite geografic, inclusiv off-line;

Disponibilitatea a două moduri pentru utilizatori de a lucra cu sistemul: printr-un client desktop și printr-un client web (folosind un browser web);

Functionalitate extinsa a sistemului datorita prezentei modulelor Meeting Management, Contract Management si Customer Relationship Management;

Scalabilitate ridicată a sistemului, asigurând munca a mii de utilizatori și stocarea a milioane de documente diferite;

Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate (IS-Builder), care vă permite să adaptați rapid sistemul, să îl integrați cu alte sisteme și, de asemenea, să îl modificați singur, ținând cont de dezvoltarea organizației.

Defecte:

Dependență de platformele Microsoft;

Costul automatizării constă nu numai din costul software-ului, ci și din serviciile de implementare. Costul serviciilor de implementare este determinat în funcție de nevoile Clientului și poate fi fie zero (achiziționarea unei soluții în cutie), fie atinge sume semnificative la automatizarea sarcinilor nestandard;

Dacă implementarea necesită o modificare a dezvoltării la nivel de sistem, atunci va fi nevoie de timp și de muncă suplimentară la actualizarea la o versiune nouă;

- incapacitatea de a crea un document pe baza unuia existent;

- lipsa verificării dublării în timpul înregistrării;

- incapacitatea de a numi un executor responsabil pentru document;

- incapacitatea de a genera rapoarte bazate pe rezultatele căutării;

Necesitatea implementării unei infrastructuri costisitoare.

„EUPHRATS-Managementul documentelor”

Sistemul EUFRAT-Document Flow vă permite să implementați diverse scheme de automatizare pentru lucrul cu documente și să automatizați procesele cheie de afaceri ale organizației. Dezvoltator - Tehnologii cognitive. Este pe piață din 1997. Sistemul EUFRAT-Document Flow este conceput pentru a rezolva diverse probleme de automatizare a muncii cu documente, precum managementul documentelor electronice, munca electronică de birou, automatizarea diferitelor procese de afaceri. Implementarea sistemului poate asigura funcționarea atât în ​​conformitate cu principiile de management intern, cât și în conformitate cu standardele occidentale.

Automatizarea înregistrării documentelor și sarcinilor;

Asigurarea unei interacțiuni eficiente între angajați în cadrul lucrului pe documente;

Implementarea căutării instantanee de informații;

Monitorizarea executării lucrărilor inițiate prin documente și sarcini;

Capacitatea de a monitoriza starea proceselor în desfășurare și de a analiza volumul de muncă al personalului prin generarea de diverse jurnale și rapoarte;

Organizarea stocarii pe termen lung a documentelor organizatiei;

Asigurarea diferențierii drepturilor de acces ale angajaților la informații.

Avantaje:

Principalele avantaje ale dezvoltatorilor includ capacitatea de a utiliza sistemul ca soluție în cutie sau proiect;

Pentru a instala și opera sistemul EUFRAT-Document Flow, nu este necesar niciun software suplimentar. Sistemul funcționează pe baza propriului SGBD încorporat „Nika”, care este inclus în pachetul de livrare;

Conformitatea cu cerințele de reglementare ale muncii de birou din Rusia, precum și cu cerințele standardului ISO 9000;

Disponibilitatea instrumentelor de scanare și recunoaștere a obiectelor încorporate cu suport pentru introducerea documentelor în flux, inclusiv o dezvoltare tehnologică unică de la Cognitive Technologies - tehnologia Drag&Recog (recunoaștere din mers);

Disponibilitatea unui generator de rapoarte încorporat în sistem;

Tehnologia analizei morfologice a textului;

Abilitatea de a lucra cu documente și instrucțiuni folosind un browser web de oriunde în lume;

Aplicarea instrumentelor de criptare criptografică certificată și utilizarea semnăturii digitale electronice;

Opțiuni flexibile pentru gestionarea drepturilor de acces, inclusiv utilizarea „rolurilor” de utilizator;

Sistemul nu necesită resurse mari pentru implementare și administrare.

Defecte:

Lipsa instrumentelor de vizualizare încorporate pentru fișierele atașate;

Lipsa de lucru cu documente off-line;

Fără atribuire de sarcini către grup;

Concentrați-vă pe stocarea strict centralizată a datelor fără posibilitatea de replicare a stocării documentelor;

Lucru destul de prost organizat cu volume mari de stocare;

Lucru imperfect cu nomenclatura cazurilor;

Subsistem imperfect pentru lucrul cu documente „de hârtie” (nu există contabilitate pentru distribuirea documentelor pe hârtie).

Tabelul 2.1 prezintă evaluări ale funcționalității fiecărui EDMS conform criteriilor generale.

Aceste criterii au fost dezvoltate și evaluate într-un articol de către Reingold Leonid Aleksandrovich, specialist în tehnologia informației, candidat la științe tehnice, dedicat analizei sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

Pentru a calcula fiecare criteriu generalizat de către Reingold L.A. au fost selectate multe criterii speciale. În Tabelul 2.1, valoarea ultimei coloane corespunde numărului de criterii private implicate în evaluare.

Tabelul 2.1 - Evaluarea funcționalității EDMS

După cum se poate observa din Tabelul 2.1, unele dintre sistemele electronice de gestionare a documentelor discutate mai sus merită un rating destul de ridicat. Dar în paralel cu aceasta, costul produsului crește brusc. Unele companii cu un flux mic de documente nu au nevoie de cea mai mare parte a funcționalității EDMS discutate, au nevoie de caracteristicile funcționale minime cerute de compania lor la un cost minim; În plus, multe companii au deja un DBMS, așa că unele EDMS, fără capacitatea de a lucra cu acest DBMS, sunt excluse din luare în considerare.

„Programul de automatizare a fluxului de documente în compania comercială „Reklama Plus”” este dezvoltat folosind Microsoft SQL Server 2008 DBMS al companiei.

Avantajele programului sunt:

La cererea clientului, programul va avea doar funcționalitatea necesară, prin urmare costul achiziționării acestui produs software este redus drastic, menținând în același timp toate cerințele clientului;

Programul va avea o interfață de utilizator convenabilă și intuitivă care ține cont de existența unor documente specifice într-o companie dată;

- posibilitatea dezvoltării în continuare a funcționalității programului;

Nu este nevoie să achiziționați module suplimentare, programul conține toate funcționalitățile cerute de client;

Administrare ușoară prin utilizarea platformei larg răspândite MS SQL Server 2008.

Analiza eficacității implementării sistemelor electronice de management al documentelor (EDMS)

Eficiența este unul dintre cele mai comune concepte economice. Eficacitatea poate fi definită ca fiind probabilitatea de a atinge un obiectiv. Analiza de mai sus a condițiilor preliminare pentru implementarea EDMS este insuficientă pentru a recomanda implementarea acestuia. Este necesară o analiză a rentabilității EDS.

Obiectivele implementării unui sistem electronic de management al documentelor:

automatizari pentru birou,

automatizarea fluxurilor de documente,

automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor,

creșterea disciplinei de performanță,

a pune lucrurile în ordine când lucrezi cu documente,

reducerea timpului pentru tranzacțiile cu documente,

trecerea la tehnologiile fără hârtie.

Astfel, este posibil să se determine eficiența utilizării unui sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) în sens restrâns pentru industriile și utilizatorii individuale. În acest caz, este rezonabil să luăm în considerare următoarele tipuri de efecte:

economic - indicatorii săi iau în considerare în termeni valorici toate tipurile de rezultate și costuri cauzate de implementarea EDS. Automatizarea muncii de birou, automatizarea fluxurilor de documente, automatizarea controlului asupra executării documentelor și comenzilor ajută la reducerea erorilor care apar în timpul muncii manuale, grăbirea procesului de flux de documente, ceea ce asigură un câștig indubitabil de timp și economii de costuri energetice, costuri pentru timpul mașinii etc.

financiar - calculul indicatorilor acestui tip de efect se bazează pe rezultatele financiare ale utilizării EDMS, ceea ce se reflectă în reducerea timpului pentru operațiunile cu documente, reducând astfel durata de lucru cu documente,

resursă - indicatorii săi reflectă impactul utilizării EDMS asupra volumului producției și consumului unui anumit tip de resursă materială (electricitate, forță de muncă etc.). După cum sa menționat deja, câștigul de timp atunci când lucrați cu documente va reduce consumul de resurse electrice, resurse de muncă etc.

științific și tehnic - include noutatea, simplitatea, utilitatea EDMS;

social - indicatorii săi iau în considerare rezultatele sociale ale implementării EDMS, exprimate în reducerea intensității muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor condiționale anuale de costuri pentru remunerarea lucrătorilor cu calificarea a j-a Cj atunci când intensitatea muncii a proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS este determinată de formula

Сj = Сзпj (Q1 - Q2) А2 / Фj,

unde Сзпj este fondul de salarii anual al angajatului de calificare j-a angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q1, Q2 - intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date în versiunile de bază și noi ale produsului software, persoană/oră; A2 - volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; Фj este timpul de lucru anual al unui angajat de calificarea a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, ore.

Să calculăm economiile de costuri pentru remunerarea unui manager care lucrează în sectorul public în conformitate cu categoria a 11-a a programului tarifar unificat și care are un salariu de 10.000 de ruble. Ținând cont de faptul că managerul are un bonus lunar de 75% din salariu, salariul său lunar este de 17.500 de ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 210.000 de ruble. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, timpul de lucru anual al managerului va fi de 1992 de ore.

Intensitatea muncii la pregătirea și prelucrarea documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistemul EDMS este de 25 [persoană/oră], respectiv 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii la costurile cu forța de muncă managerială:

C = 17500 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 3514 ruble,

care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui manager de categoria a 11-a angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Introducere

Pentru orice organizație modernă, capacitățile tehnologiilor informaționale moderne sunt importante în ceea ce privește utilizarea lor în managementul documentelor.

Când vine vorba de automatizarea documentelor, această zonă include adesea multe programe care nu au legătură directă cu problema rezolvată - editori de text, programe de recunoaștere a caracterelor, sisteme de e-mail. Totuși, toate acestea nu sunt un sistem electronic de gestionare a documentelor. Și având în vedere situația actuală din lume, implementarea unui sistem de management al documentelor care se potrivește optim organizației este o sarcină extrem de importantă.

Lipsa unui flux de documente structurat optim și incapacitatea de a urmări eficient mișcarea și execuția documentelor duce la scăderea eficienței muncii și la creșterea erorilor.

Rezolvarea problemei gestionării documentelor în condiții moderne va face posibilă formarea intenționată a resurselor informaționale ale organizațiilor, reducerea cantității de informații introduse manual, ceea ce economisește timp și asigură funcționarea eficientă a acestora.

Relevanța tezei:Tema aleasă este relevantă deoarece se știe că organizarea muncii cu documente afectează calitatea muncii aparatului de management, organizarea și cultura muncii a lucrătorilor din management. Succesul activităților de management în ansamblu depinde de cât de profesional este menținută documentația. După cum arată cercetările moderne, 85% din timpul de lucru al angajaților organizației este alocat pregătirii, întreținerii, completarii, copierii și transmiterii documentelor.

Gestionarea corectă a cazurilor reduce timpul necesar căutării, crește acuratețea și actualitatea informațiilor și elimină redundanța acesteia. Creșterea volumelor de informații și, în consecință, a documentelor, a necesitat introducerea tehnologiei pentru prelucrarea în timp util a documentelor, iar odată cu apariția computerelor, informațiile în sine.

Scopul tezei:Elaborarea specificațiilor tehnice pentru implementarea unui sistem electronic de gestionare a documentelor în Instituția Autonomă de Stat de Învățământ Profesional Secundar din Moscova, Colegiul de Antreprenoriat Nr. 11, Departamentul de Management și Tehnologia Informației.

Obiectivul tezei:

1)Colectarea de informații despre diverse sisteme de management al documentelor din diverse surse (literatură, Internet etc.).

)Efectuați o analiză comparativă a acestora, analizați cerințele pentru sistemul informațional.

)Selectarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

)Elaborarea specificațiilor tehnice.

În primul capitol (teoretic) vor fi discutate conceptele fluxului documentelor și principiile. De asemenea, sunt discutate sistemele electronice de management al documentelor și clasificarea acestora.

În cel de-al doilea capitol (tehnic), s-a efectuat o analiză, revizuire și selecție a sistemelor electronice de gestionare a documentelor existente și a fost determinată cea mai potrivită cerințelor tehnice ale Colegiului de Antreprenoriat Nr.11. În al treilea capitol, calculul eficienței economice.

1. Principii de organizare a fluxului documentar al activităților de management

Conceptul de flux de documente

Fluxul de documente al unei organizații este de obicei înțeles ca mișcarea ordonată a documentelor create în procesul de lucru de către oficialii relevanți.

În conformitate cu GOST R 51141-98 - fluxul de documente - circulația documentelor într-o organizație din momentul creării sau primirii acestora până la finalizarea executării sau expedierii. O gamă de lucrări cu documente: recepție, înregistrare, distribuire, control al execuției, formarea dosarelor, stocarea și reutilizarea documentației, lucrări de referință.

Tipuri de flux de documente

În funcție de natura operațiunilor de afaceri ale organizațiilor pentru care se efectuează deplasarea și înregistrarea documentelor primare, se disting următoarele tipuri de flux de documente:

· managerial.Include etapele de colectare, analiză și rezumare a informațiilor pentru întocmirea unor rapoarte de management prompte, fiabile și vizuale, pe baza cărora se iau deciziile strategice și controlul executării lor la timp;

· Financiar.Acoperă toate operațiunile de birou și permite organizației să gestioneze documentația (contracte, corespondență, rapoarte planificate și analitice, reglementări etc.) implicate în procesele de afaceri;

· Personal.Presupune colectarea și înregistrarea informațiilor referitoare la contabilitatea personalului organizației: cu privire la admiterea, transferul, schimbarea funcției și concedierea angajaților, absenteism și sancțiuni disciplinare, programe de vacanță, tabele de personal, fișe de post etc.

· Tehnic.Coordonează fluxurile de informații pentru pregătirea și susținerea ciclului de viață al documentației proiectului (creare, execuție, coordonare, aprobare, modificări și arhivare);

· De arhivă.În procesul muncii de birou, asigură transferul în timp util a documentelor pentru păstrarea arhivistică și înregistrarea acestora în conformitate cu nomenclatorul cazurilor, care este revizuit anual.

Modalități de organizare a fluxului de documente

Există următoarele metode de înregistrare a documentației:

Hârtie - înseamnă că toate tranzacțiile financiare și economice sunt reflectate în documente care se întocmesc doar pe hârtie, indicând detaliile solicitate și certificate prin semnăturile redactorilor. Această metodă necesită o investiție semnificativă de timp și resurse materiale pentru crearea, circulația și stocarea documentației. Există, de asemenea, riscul pierderii iremediabile a documentului dacă suportul fizic este distrus.

Electronic - implică faptul că toate procesele de afaceri sunt înregistrate în documente care nu au original pe hârtie, doar în formă electronică. Pentru a oferi documentelor forță legală, se folosesc semnături digitale electronice, care protejează împotriva plagiatului și a denaturarii documentației. Această metodă de contabilitate vă permite să minimizați timpul pentru crearea documentelor și să creșteți controlul asupra mișcării acestora.

Amestecat - presupune că coordonarea și aprobarea documentelor se realizează pe hârtie, iar pregătirea și transmiterea între unități structurale sau salariați se realizează cu ajutorul computerelor. În acest caz, documentul original pe hârtie are forță juridică. Această metodă asigură optimizarea programului fluxului de documentație la întreprindere.

Gestionarea electronică a documentelor

Management electronic document (EDF)- un mecanism unificat de lucru cu documentele transmise în formă electronică, cu implementarea conceptului de „muncă de birou fără hârtie”.

Principii de bază ale managementului documentelor electronice:

· Înregistrarea unică a unui document, permițându-vă să identificați în mod unic documentul.

· Posibilitatea executării în paralel a operațiunilor, permițând reducerea timpului de mișcare a documentelor și creșterea eficienței executării acestora.

· Continuitatea mișcării documentului, permițând identificarea persoanei responsabile cu executarea documentului (sarcinii) în fiecare moment din viața documentului (procesului).

· O bază de date unificată (sau distribuită coordonat) de informații despre documente, care elimină posibilitatea de duplicare a documentelor.

· Un sistem de căutare a documentelor organizat eficient, care vă permite să găsiți un document cu informații minime despre acesta.

· Un sistem de raportare dezvoltat pentru diverse stări și atribute ale documentelor, permițându-vă să controlați mișcarea documentelor prin procesele de flux de documente și să luați decizii de management pe baza datelor din rapoarte.

Managementul folosește pe scară largă mijloace electronice de creare și procesare a documentelor, prin urmare fluxul de documente este considerat ca o parte integrantă a suportului informațional de management și include mișcarea fluxurilor de informații ale organizației - primirea, prelucrarea, prelucrarea, utilizarea acestora.

Dacă până de curând în literatura de afaceri era obișnuit să se separe fluxul de documente tradițional și electronic unul de celălalt, acum vorbim despre apariția unui tip nou, modern de flux de documente, care combină cele mai bune calități ale muncii tradiționale de birou cu tehnologiile moderne de creare. , prelucrarea și transmiterea documentelor la destinație.

În prezent, în munca de birou din Rusia există încă o combinație a ambelor tipuri de flux de documente, cu o oarecare predominanță a celor electronice în marile centre administrative și industriale.

Managementul tradițional de documente își păstrează poziția în anumite domenii specifice ale muncii de birou, în special, unde vorbim de documente confidențiale (documente restricționate).

Deci, fluxul de documente modern al unei organizații ar trebui considerat ca un flux de documente mixt, bazat pe utilizarea prioritară a tehnologiei electronice pentru lucrul cu documente.

Aceasta din urmă înseamnă că documentele, de regulă, sunt create folosind mijloace tehnologice moderne (echipamente de birou, materiale etc.), iar transmiterea, prelucrarea și stocarea lor se realizează atât pe cale electronică, cât și pe hârtie.

Fluxul de documente modern al unei organizații este format ca urmare a „fuziunii” organizate a trei fluxuri de informații independente de-a lungul cărora „călătoresc” documentele interne, documentele primite și documentele de ieșire.

Fluxul de informații extern asigură deplasarea documentelor de intrare și de ieșire, iar fluxul de informații intern asigură deplasarea documentelor în cadrul întreprinderii.

LA documente interneSe obișnuiește să se clasifice documentele elaborate de funcționari pe baza obiectivelor și nevoilor organizației (diviziunile sale structurale) și în conformitate cu regulile interne pentru elaborarea documentelor. Cu alte cuvinte, acestea sunt documente generate ca urmare a activităților interne ale întreprinderii.

Organizarea generală a muncii cu documentele interne ale organizației este următoarea:

Documentele primite- sunt documente primite de organizație din exterior prin diverse canale de comunicare.

Organizarea generală a muncii cu documentele primite ale organizației este următoarea:

Documente de ieșire- sunt documente elaborate în cadrul organizației și trimise în afara acesteia pentru îndrumare organelor de conducere inferioare (funcționari subordonați, instituții și organizații) sau în urma unor instrucțiuni scrise (documente de îndrumare) ale celei mai înalte autorități (directori superiori).

Organizarea generală a muncii cu documentele de ieșire ale organizației este următoarea:

Sisteme electronice de gestionare a documentelor

Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) engleză. EDMS (Electronic Document Management Systems) și EMC (Enterprise Content Management) -este un sistem de automatizare a lucrului cu documente informative pe parcursul întregului ciclu de viață al acestora (creare, modificare, stocare, căutare, clasificare etc.), precum și procese de interacțiune între angajați. În acest caz, documentele înseamnă în primul rând documente electronice nestructurate (fișiere Word, Excel etc.). De regulă, un EDMS include o arhivă electronică de documente și un sistem de automatizare a proceselor de afaceri și de sprijinire a funcționalității de birou.

În prezent, există un număr mare de sisteme electronice de gestionare a documentelor. În acest caz, este necesar să se facă distincția între termenii „flux de documente” și „muncă de birou”. Munca de birou este un termen folosit în practica de birou pentru a desemna un set formal de reguli pentru lucrul cu documente. Există sisteme de gestionare a documentelor care pot fi configurate pentru a îndeplini regulile necesare fluxului de lucru. Există însă sisteme care au urmărit inițial să susțină tocmai aceste reguli și, în acest sens, nu au funcții mai generale suficient pentru a fi numite sisteme de management al documentelor.

Orice sistem de flux de lucru poate conține elemente din fiecare dintre următoarele categorii, dar majoritatea au un accent specific într-o zonă, legată în primul rând de poziționarea produsului.

Clasificarea sistemelor electronice de gestionare a documentelor:

1.EDMS universal „în cutie”:

o set standard de funcții;

o imposibilitatea de a satisface pe deplin nevoile unei anumite organizații;

o costuri reduse de timp pentru achiziție și instalare;

o cost relativ scăzut;

o necesitatea achiziționării unei licențe pentru fiecare stație de lucru instalată.

2.EDMS dezvoltat individual:

o cel mai personalizat sistem;

o costuri mari de timp;

o cost ridicat de dezvoltare;

o costuri asociate: costurile de instruire a angajaților, achiziționarea de noi echipamente și software.

3.EDMS combinat:

o o platformă de bază pentru care sunt dezvoltate modulele suplimentare necesare;

o respectarea deplină a nevoilor întreprinderii;

o costuri reduse de timp pentru dezvoltare și implementare;

o costul include: prețul platformei de bază și costul modificării individuale, în funcție de complexitatea comenzii;

o transferul drepturilor asupra produsului către client;

o ușurință de învățare și utilizare;

o Rusificare completă;

o interfață ușor de utilizat;

o interacțiunea cu aplicațiile de birou existente.

În conformitate cu numărul de funcții implementate, EDMS sunt împărțite în:

· Sisteme cu mijloace dezvoltate de stocare și recuperare a informațiilor (arhive electronice - EA). O arhivă electronică este un caz special al unui sistem de management al documentelor axat pe stocarea și regăsirea eficientă a informațiilor. Unele sisteme se remarcă în special prin instrumentele de căutare full-text dezvoltate: căutare fuzzy, căutare semantică etc., altele - datorită organizării eficiente a stocării: HSM, suport pentru o gamă largă de echipamente pentru stocarea informațiilor etc.

· Sisteme cu instrumente avansate de flux de lucru (WF).. Aceste sisteme sunt concepute în principal pentru a asigura mișcarea anumitor obiecte de-a lungul unor rute prestabilite (așa-numita „rutare rigidă”). În fiecare etapă, obiectul se poate schimba, așa că se numește cuvântul general „muncă”. Sistemele de acest tip sunt numite sisteme de flux de lucru - „flux de lucru” (din păcate, nu există un echivalent exact pentru acest termen în rusă). Documentele pot fi asociate cu locuri de muncă, dar documentele nu reprezintă obiectul de bază al acestor sisteme. Cu ajutorul unor astfel de sisteme, este posibilă organizarea anumitor lucrări pentru care toate etapele sunt cunoscute în prealabil și pot fi prescrise.

· Sisteme concentrate pe sprijinirea managementului organizațional și a acumulării de cunoștințe. Acestea sunt sisteme „hibride”, care combină de obicei elemente ale celor două anterioare. În acest caz, conceptul de bază în sistem poate fi atât documentul în sine, cât și sarcina care trebuie finalizată. Pentru a gestiona o organizație, aveți nevoie atât de rutare „hard” cât și „free”, atunci când traseul unui document este atribuit de către manager („descrie” documentul primit), astfel încât ambele tehnologii într-o formă sau alta pot fi prezente într-o asemenea formă. sisteme. Aceste sisteme sunt utilizate activ în structurile de conducere guvernamentale, în birourile marilor companii, care au o ierarhie dezvoltată și au anumite reguli și proceduri de circulație a documentelor. În același timp, angajații creează colectiv documente, pregătesc și iau decizii, execută sau controlează execuția acestora.

La implementarea unor astfel de sisteme la întreprinderi mari, este important să se stabilească dacă sistemul oferă capacitatea de administrare eficientă, procesare a unor volume mari de informații, integrare cu sisteme automate de management al producției, scalabilitate, implementare în etape, luând în considerare distribuția teritorială, structura organizațională complexă. , acces bazat pe roluri etc.

· Sisteme concentrate pe sprijinirea colaborării. Aceasta este o nouă tendință în domeniul sistemelor de management al documentelor, asociată cu o înțelegere a variabilității condițiilor pieței în lumea modernă și cu necesitatea de a avea „doar ceea ce este necesar” pentru o mișcare rapidă, fără inutil, foarte util, dar greoi. balast. Astfel de sisteme, spre deosebire de cele anterioare, nu includ conceptul de ierarhie în organizație și nu le pasă de nicio formalizare a fluxului de muncă. Sarcina lor este să se asigure că oamenii din organizație lucrează împreună, chiar dacă sunt separați geografic și să păstreze rezultatele acestei lucrări. De obicei implementat în conceptul de „portale”. Furnizează servicii de stocare și publicare a documentelor pe intranet, căutare de informații, discuții și programare (atât reale, cât și virtuale). Astfel de sisteme găsesc clienți printre companiile comerciale cu creștere rapidă, grupurile de lucru din marile firme și agențiile guvernamentale.

· Sisteme cu servicii suplimentare dezvoltate.De exemplu, serviciul de management al relațiilor cu clienții (CRM - Customer Relation Management), managementul proiectelor, facturarea, e-mailul etc. (Rețineți că în ceea ce privește complexitatea funcțiilor, sistemul de management al documentelor și, de exemplu, serviciul CRM pot avea proporții diferite în funcție de organizație Dar în contextul acestui articol, funcționalitatea CRM este opțională).

Cerințe standard pentru EDMS

Dacă respectăm litera standardului pentru întocmirea specificațiilor tehnice, cerințele pe care un utilizator obișnuit le poate prezenta unui sistem electronic de gestionare a documentelor tipice pot fi descrise după cum urmează.

Sistemul electronic de gestionare a documentelor ar trebui:

· asigura depozitarea în siguranță a documentelor și descrierilor acestora;

· asigurarea ciclului de viață al unui document (crearea acestuia, stocarea versiunilor, publicarea, blocarea accesului la un document confiscat, transferul unui document pentru stocare într-o arhivă);

· permite utilizatorului să specifice diverse tipuri de documente, să creeze și să editeze carduri pentru acestea;

· menține o ierarhie de categorii pentru căutarea eficientă a documentelor;

· căutarea documentelor pe baza informațiilor din card, precum și a textului integral;

· asigura separarea accesului la documente la nivelul utilizatorilor individuali, pe baza principiilor rolului, si pe baza structurii ierarhice a organizatiei;

· suportă tehnologia HSM;

· înregistrați toate evenimentele legate de munca utilizatorilor și de sistemul însuși; este necesar să existe instrumente de administrare dezvoltate;

· sprijină accesul de la distanță la informații.

Sistemele avansate ar trebui să accepte:

· tehnologii cluster pentru a asigura funcționarea neîntreruptă;

· organizații distribuite geografic;

· Algoritmi de criptare pentru stocarea si transmiterea datelor;

· semnatura digitala.

Cerințe de arhitectură:

· disponibilitatea unui server de aplicații dedicat;

· prezența unui client subțire; suport pentru accesarea documentelor folosind un browser.

· multi-platformă pentru a asigura scalabilitate;

Cerințe pentru deschidere și integrare cu alte sisteme:

· integrare cu instrumente de introducere a documentelor în flux;

· integrare cu aplicații de birou;

· integrarea e-mailului;

· disponibilitatea unei interfețe software dezvoltate (API);

· integrare cu servicii standard de directoare (de exemplu, LDAP) pentru a menține și sincroniza lista de utilizatori ai sistemului;

· capacitatea de a adapta interfața cu utilizatorul la sarcini specifice;

· capacitatea de a completa sistemul cu propriile componente specializate;

Dacă o bază de date externă este utilizată pentru a stoca atributele documentului, este necesar să existe o descriere detaliată a structurii datelor și a instrumentelor pentru lucrul cu diferite SGBD.

Crearea componentelor sistemului electronic de management al documentelor

Arhitectura componentelor sistemului electronic de management al documentelor este prezentată în Figura 1. Elementele principale ale arhitecturii sunt:

Stație de lucru client - componente ale interfeței utilizator și controale. Server de aplicații - componente de server pentru executarea logicii de afaceri a sistemului. Server de baze de date - componente ale stocării și accesului la date.

Componentele sistemului electronic de management al documentelor interacționează cu alte sisteme prin interfața software EDMS, la rândul lor, alte sisteme interacționează cu sistemul electronic de management al documentelor prin interfața software EDMS.

Figura 1. Arhitectura componentelor unui sistem electronic de management al documentelor

Acest capitol a examinat conceptele de bază, tipurile și metodele de organizare a fluxului de documente, precum și fluxul documentelor electronice, clasificarea și principiile. Informații generale despre sistemele electronice de gestionare a documentelor, clasificare și cerințe. Acum trecem la revizuirea și selecția sistemelor electronice de gestionare a documentelor.

2. Revizuirea sistemelor cheie de gestionare a documentelor electronice

În prezent, piața rusă oferă o selecție destul de largă de EDMS, care pot îndeplini cerințele și sarcinile de automatizare a activităților de management ale unei organizații, dar au cerințe software diferite. Mai jos este o prezentare generală a unor sisteme automate. Aceste sisteme nu au fost alese întâmplător, ci pe baza unui studiu al DSS Consulting, care a lansat un raport analitic privind dezvoltarea pieței ruse pentru sistemele EDMS și ECM în 2010.

Distribuția industriei după numărul de implementări

Această secțiune va examina distribuția în industrie a proiectelor pentru implementarea produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia în perioada 2009-2010.

Diagrama 1. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie pe industrie în Rusia, pe baza rezultatelor din 2010

La sfârșitul anului 2010, cel mai mare număr de proiecte de implementare a produselor EDMS/ECM produse în serie a fost înregistrat în sectorul public - 28% din implementări.

Pe locul doi în numărul proiectelor de implementare finalizate cu succes îl ocupă sectorul financiar al economiei, a cărui creștere a ponderii implementărilor s-a ridicat la (1%), ajungând la (9%) la finele anului 2010.

În plus, produsele EDMS/ECM produse în serie sunt solicitate de întreprinderile din industria petrolului și gazelor și industria chimică (8% din implementări), construcții (7%) și din domeniul științei și educației (7%). De menționat că statisticile implementărilor pe segmentul științific și educațional a inclus și proiecte de implementare educațională.

Diagrama 2. Distribuția implementărilor produselor EDMS/ECM produse în serie în Rusia, pe baza rezultatelor anului 2010

Din diagramă rezultă că, în ceea ce privește numărul de implementări în Rusia, Directum EDMS ocupă (25% din piață), DocsVision (15% din piață), 1C-Document Management 8 (9% din piață) și alte EDMS (51% din piață).

Astfel, luând în considerare toate diagramele de mai sus, selectăm cele mai populare EDMS:

.„Directum”, Directum;

2.„DocsVision”, DocsVision;

3.„1C: Flux de documente 8”, 1C;

Revizuirea soluțiilor standard EDMS

Directum este un sistem electronic de management al documentelor și interacțiunilor care vizează creșterea eficienței tuturor angajaților organizației în diverse domenii ale activităților lor comune.

Scurtă descriere a sistemului

Sistemul DIRECTUM este un sistem ECM cu drepturi depline și suportă întregul ciclu de viață al gestionării documentelor, în timp ce munca tradițională de birou „pe hârtie” se încadrează perfect în fluxul de documente electronice. DIRECTUM asigură organizarea și controlul eficient al proceselor de afaceri bazate pe tehnologia Workflow: aprobarea documentelor, procesarea comenzilor complexe, pregătirea și desfășurarea de întâlniri, susținerea ciclului de vânzări și alte procese de interacțiune.

Probleme de rezolvat

Ca urmare a implementării unui sistem electronic de management al documentelor, sunt rezolvate următoarele sarcini:

· lucrul cu documentele și aprobarea acestora în cadrul organizației se efectuează numai în formă electronică folosind o semnătură digitală electronică;

· conducerea superioară lucrează cu documente din sistem;

· controlul disciplinei de performanță se realizează pe baza datelor de sistem;

· Toate unitățile structurale lucrează în sistem, inclusiv angajații obișnuiți;

· a fost creat un depozit unificat de documente electronice și cunoștințe corporative, cu care toți angajații lucrează în conformitate cu autoritatea lor.

Funcționalitatea principală a sistemului este determinată de următoarele capacități:

· Disponibilitatea unui instrument care simplifică identificarea și căutarea documentelor pe hârtie. Disponibilitatea unui mecanism de flux de lucru orientat spre afaceri și a unui editor standard de diagrame de rute care vă permite să modelați rute complexe de afaceri.

· Capacitatea de a crea și gestiona depozite de documente cu un volum practic nelimitat într-un singur sistem pentru diferite tipuri de conținut de-a lungul întregului ciclu de viață al documentului.

· Funcționalitate extinsă a sistemului datorită prezenței modulelor Meeting Management, Contract Management și Customer Relationship Management.

· Implementarea extinsă a mecanismului de semnătură digitală electronică (EDS) pentru tranziția la gestionarea documentelor electronice, inclusiv utilizarea instrumentelor de protecție criptografică certificate în Federația Rusă.

· Un mecanism universal de integrare care simplifică munca SAP, 1C și a altor sisteme ERP în DIRECTUM.

· Posibilitatea de organizare a muncii distribuite geografic în modul off-line cu suport pentru o structură de server ierarhică.

· Disponibilitatea a două moduri pentru utilizatori de a lucra cu sistemul: printr-un client desktop și printr-un client web (folosind un browser web)

· Capacitatea de a organiza schimbul de documente electronice cu semnături digitale între diferite organizații, chiar dacă acestea folosesc sisteme diferite de gestionare a documentelor sau nu le folosesc deloc.

· Scalabilitate ridicată a sistemului, asigurând munca a mii de utilizatori și stocarea a milioane de documente diferite.

· Disponibilitatea instrumentelor dezvoltate (IS-Builder), care vă permite să adaptați rapid sistemul, să îl integrați cu alte sisteme și, de asemenea, să îl modificați singur, ținând cont de dezvoltarea organizației.

· Respectarea standardelor și normelor rusești de muncă și management de birou (GSDOU).

Arhitectura sistemului

Compoziția sistemului:

· Gestionarea electronică a documentelor. Crearea și stocarea diverselor documente nestructurate (texte Microsoft Word, tabele Microsoft Excel, desene Microsoft Visio, CorelDraw, videoclipuri etc.); suport pentru versiuni de documente și semnături digitale; structurarea documentelor în dosare; atribuirea drepturilor de acces la documente; istoricul lucrului cu documente; căutarea în text integral și prin atribute a documentelor.

· Managementul proceselor de afaceri. Suport pentru procesele de aprobare și procesare a documentelor în toate etapele ciclului de viață al acestora (docflow); emiterea sarcinilor electronice și monitorizarea executării acestora; interacțiunea dintre angajați în timpul proceselor de afaceri; suport pentru trasee libere și rigide (flux de lucru).

· Gestionarea contractelor. Organizarea procesului de aprobare și înregistrare a contractelor și a documentelor aferente, precum și a lucrărilor operaționale cu acestea (căutare, analiză, editare etc.).

· Managementul întâlnirilor. Organizarea pregătirii și desfășurării ședințelor (coordonarea locului și timpului, componența participanților, ordinea de zi); generarea și distribuirea protocolului; monitorizarea implementării deciziilor ședinței.

· Birou. Înregistrarea documentelor pe hârtie în conformitate cu cerințele instituției de învățământ bugetar de stat; menținerea unei liste de cazuri cu reguli flexibile de numerotare; distribuirea și controlul locației documentelor pe hârtie; organizarea schimbului de documente electronice cu semnături digitale cu alte organizații.

· Managementul interactiunii cu clientii. Menținerea unei baze de date unificate cu organizații și persoane de contact; menținerea unui istoric al întâlnirilor, apelurilor și corespondenței cu clienții; susținerea procesului de vânzare în conformitate cu etapele reglementate; planificarea activităților de marketing; analiza eficacității vânzărilor și a influențelor de marketing.

Figura 2. Compoziția modulară a DIRECTUM EDMS

Capacitățile sistemului DIRECTUM sunt extinse semnificativ datorită următoarelor componente:

· Instrument de dezvoltare specific domeniului IS-Builder. Modificarea și dezvoltarea de noi carduri electronice de documente, directoare, rapoarte, blocuri de rute standard; limbaj de programare încorporat ISBL; integrarea cu alte sisteme.

· Servicii de stocare a fișierelor (DIRECTUM Storage Services). Gestionarea stocării unor cantități mari de date într-un singur sistem; arhivarea documentelor; lucrul cu date media; stabilirea politicilor de stocare care asigură mișcarea automată a datelor între unitățile de stocare.

· Server de acces web. Lucrați cu documente electronice, sarcini, sarcini prin intermediul unui browser web.

· Extensii pentru SharePoint. Un set de părți web gata făcute și mecanisme de integrare care oferă acces la datele DIRECTUM dintr-un portal bazat pe Microsoft SharePoint.

· Server de replicare. Crearea de sisteme distribuite geografic care fac schimb de date off-line; sistem ierarhic de servere secundare; compoziția personalizabilă a datelor replicate.

· DIRECTUM OverDoc. Vizualizarea, editarea și semnarea documentelor cu semnătură digitală în afara sistemului DIRECTUM pentru schimb între diferite organizații; distribuite gratuit.

· Tehnologie pentru identificarea rapidă a documentelor DIRECTUM RapID. Marcarea și căutarea documentelor pe bază de coduri de bare, oferind acces rapid la un document electronic din copia sa pe hârtie.

· Servicii de captare a documentelor (DIRECTUM Capture Services). Introducerea în bloc a documentelor în DIRECTUM din diverse surse (scanere, MFP, sistem de fișiere, faxuri, e-mail etc.).

· Servicii de transformare a documentelor (DIRECTUM Transformation Services). Conversia documentelor în alte formate, extragerea de informații utile din documente.

· Set de instrumente de integrare (DIRECTUM Integration Toolset). Integrare ușoară cu sistemele ERP: sincronizare bidirecțională a directoarelor, includerea obiectelor de sistem în fluxul de lucru, generarea documentelor și accesul la acestea din sistemul ERP.

Avantajele sistemului

Efectul implementării DIRECTUM este conștientizarea beneficiilor pe care le oferă implementarea managementului documentelor:

· Transparența proceselor de afaceri. Sistemul DIRECTUM oferă capacitatea de a urmări etapele proceselor de afaceri, ceea ce face ca toate activitățile din organizație să fie absolut transparente și controlabile. În plus, mecanismul fluxului de lucru include toate instrumentele necesare pentru configurarea proceselor de orice complexitate.

· Eliminarea accesului neautorizat. O scurgere de informații confidențiale poate duce la milioane de pierderi pentru o organizație.

· Creșterea disciplinei de performanță. Conform statisticilor, 20% din sarcinile primite nu sunt îndeplinite de către angajații care răspund de acestea. Oferind controlul complet asupra tuturor etapelor de lucru pentru management, sistemul DIRECTUM afectează direct disciplina de performanță a angajaților.

· Respectarea standardelor ISO-9000. Stabilirea managementului calității a devenit acum una dintre sarcinile prioritare rezolvate de companiile rusești. Dezvoltat în conformitate cu cerințele ISO 9001, Sistemul de Management al Calității (SMC) devine baza conceptuală pentru îmbunătățirea sistemului de management al organizației. Una dintre cerințele pentru SMC este fluxul de documente transparent și interacțiunea informațiilor. Avantajele utilizării DIRECTUM la realizarea unui SMC: asigurarea respectării stricte a secțiunilor standardului ISO 9001:2000 privind managementul documentelor și înregistrărilor; sprijin pentru implementarea reglementărilor de către angajați în cadrul proceselor de afaceri descrise; furnizarea de mijloace pentru controlul managerial asupra funcționării SMC.

· Reducerea timpului petrecut de manageri și angajați. Utilizarea sistemului DIRECTUM reduce timpul petrecut cu aproape toate operațiunile de rutină cu documente (creare, căutare, aprobare etc.

· Ușurință de inovare și învățare. Datorită sistemului de notificare construit pe sistemul DIRECTUM: noile reguli de lucru sunt comunicate rapid tuturor angajaților; rutele și șabloanele de documente pot fi modificate cu ușurință, după care angajații încep automat să lucreze într-un mod nou.

· Odată cu începerea funcționării sistemului DIRECTUM, se formează baza de cunoștințe corporative a organizației, ceea ce, la rândul său, face posibilă reducerea timpului alocat pregătirii noilor angajați.

· Dezvoltarea culturii corporative. Procesul de introducere a managementului electronic al documentelor stabilește și menține cultura corporativă.

· Concentrați-vă pe îmbunătățirea eficienței generale a muncii. Management avansat de conținut cu suport pentru ciclul de viață complet, introducerea documentelor din diverse surse, conversia și stocarea documentelor în diferite formate.

DocsVision

Platforma DocsVision stă la baza gestiunii electronice a documentelor - crearea unui sistem de management al documentelor și proceselor de afaceri și include doar elementele de bază destinate stocării informațiilor, accesării acesteia și, de asemenea, oferind utilizatorului o interfață familiară și convenabilă.

Scurtă descriere a sistemului

Principalele procese automatizate folosind EDMS DocsVision sunt înregistrarea documentelor de intrare/ieșire și procesele-verbale ale întâlnirilor; pregătirea, coordonarea și execuția documentației administrative interne; controlul executării comenzilor.

Platforma constă din părți client și server. Componentele serverului vă permit să creați toate structurile necesare pentru stocarea datelor (carduri de cont și fișiere de documente electronice) și, de asemenea, să mențineți integritatea acestora în viitor, să vă asigurați că clientul primește, actualizează și șterge datele în conformitate cu drepturile de acces. Componentele client oferă o interfață pentru utilizatorul final pentru a lucra cu informațiile conținute în baza de date, inclusiv căutarea, vizualizarea și modificarea acesteia.

Principala componentă client a platformei DocsVision este Navigator (se rulează ca o aplicație în mediul Microsoft Internet Explorer), care oferă acces la toate obiectele DocsVision:

· vizualizarea arborelui de foldere și carduri situate în foldere;

· vizualizarea conținutului cardurilor și gruparea acestora după anumite criterii;

· căutarea cardurilor pe baza unor criterii specificate;

· crearea de noi și editarea documentelor existente.

Pentru claritate și comoditate în lucrul cu documente electronice, cardurile sunt grupate în foldere, similare folderelor Explorer, oferind stocarea logică și ordonată a documentelor în conformitate cu regulile stabilite în organizație. Formularele pentru înregistrarea documentelor - carduri de documente - pot diferi în fiecare organizație și pot fi dezvoltate independent de aceasta, prin urmare nu fac parte din platforma DocsVision, ci fac parte din aplicația încorporată DocsVision „Office Management”.

Probleme de rezolvat

DocsVision asigură integrarea tuturor aplicațiilor create pe baza platformei într-un singur spațiu pentru gestionarea documentelor și proceselor din organizație.

Principalele caracteristici ale DocsVision:

· Automatizarea managementului întreprinderii.

· Sprijin al abordării procesului în organizarea managementului.

· Automatizarea sistemelor de management al calitatii.

· Automatizarea proceselor de aprobare și aprobare a documentelor.

· Mijloace de monitorizare a executării documentelor și sarcinilor.

· Dirijarea și livrarea documentelor către stațiile de lucru ale utilizatorului.

· Managementul proceselor de procesare a documentelor.

· Organizarea interactiunii cu contrapartidele si clientii.

· Automatizari pentru birou.

· Crearea unei arhive electronice de documente.

Arhitectura sistemului

Arhitectura platformei DocsVision se bazează pe tehnologii care oferă capacitatea de a implementa soluții scalabile. Accentul soluțiilor arhitecturale DocsVision este integrarea soluțiilor bazate pe DocsVision, scalabilitatea sistemului, capacitatea de integrare în infrastructura sistemului informațional al organizației, flexibilitatea, extinderea sistemului și capacitatea de a crea soluții distribuite.

Figura 3. Arhitectura sistemului DocsVision

DocsVision se bazează pe un principiu modular - sistemul include următoarele componente:

· Module kernel care implementează servicii de sistem de bază.

· Module de sistem care oferă instrumente de gestionare a sistemului și acces la obiectele principale ale sistemului.

· Gateway-urile sunt module pentru integrarea unui sistem de management al proceselor de afaceri cu sisteme externe, permițând procesarea uniformă a evenimentelor și obiectelor din sistemul extern.

· Modulele de aplicație care vin împreună cu sistemul îi modelează funcționalitatea din punctul de vedere al utilizatorului final. Setul de module de aplicație include carduri de documente și cărți de referință care vor fi folosite de toți cei care lucrează în sistem.

· Serverul DocsVision este construit pe baza MS SQL Server și MS IIS Web server și constă dintr-un server de stocare și un program de instalare.

· Clientul DocsVision este integrat în Internet Explorer și constă din nucleul sistemului și un set de carduri controlate de acesta.

· Serverul de rutare, parte a platformei DocsVision, vă permite să utilizați instrumente de e-mail pentru a trimite sarcini către executanți, pentru a colecta automat informații și pentru a urmări execuția acestora.

Conceptul de sistem se bazează pe ideologia componentelor care nu sunt orientate spre conectarea la server, ceea ce asigură scalabilitate maximă a sistemului.

Pentru a îndeplini aceste cerințe, sistemul este implementat într-o arhitectură cu trei niveluri, a cărei legătură de mijloc este serverul Web. Serverul Web rulează una dintre componentele de bază ale nucleului, serverul de stocare, care oferă acces la stocarea datelor și a fișierelor. Serverul de stocare este implementat ca o componentă fără stat, ceea ce permite rezolvarea problemei de scalabilitate la nivelul aplicației de nivel mediu.

Sistemul vă permite să lucrați simultan cu mai multe servere de baze de date și poate oferi, de asemenea, echilibrarea sarcinii pentru serverele de aplicații DocsVision atunci când rulați sub Microsoft AppCenter.

Arhitectura sistemului este concepută pentru a funcționa în cadrul infrastructurii actuale a sistemului informațional. DocsVision este proiectat să funcționeze cu Microsoft SQL Server ca bază de stocare a informațiilor, dar poate suporta și alte servere de baze de date cele mai comune. Atât Microsoft Exchange Server, cât și orice sistem de e-mail care acceptă protocolul SMTP pot fi utilizate ca subsistem de rutare a documentelor. Serverul principal de aplicații DocsVision rulează Microsoft Internet Information Server.

Atât Internet Explorer, cât și Microsoft Outlook pot fi utilizate ca aplicații client. Aplicațiile DocsVision pot fi integrate în Microsoft Office SharePoint Server folosind tehnologia Digital Dashboard WEB Part.

Sistemul DocsVision este implementat într-o arhitectură deschisă. Toate caracteristicile aplicației DocsVision sunt disponibile prin interfețe de programare care oferă flexibilitatea de a utiliza componentele platformei pentru a crea soluții specifice. Există instrumente pentru încorporarea funcțiilor individuale ale sistemului în aplicații deja utilizate în companii. Sistemul vă permite să combinați într-un singur complex toate aplicațiile create pe baza acestuia.

Avantajele sistemului

Toate aplicațiile create folosind DocsVision oferă următoarele beneficii:

· Mecanisme unificate de stocare și prezentare a informațiilor.

· Mecanisme unificate pentru delimitarea drepturilor de acces la documentele electronice și acțiunile cu acestea.

· Mijloace generale de navigare și acces la date și organizare a spațiului de lucru al utilizatorului.

· Structura generală a cărților de referință.

· Instrumente generale pentru căutarea și regăsirea cunoștințelor.

· Gestionarea și rutarea unificate a ciclului de viață al aplicațiilor.

· O infrastructură unificată de gestionare și administrare a aplicațiilor.

· Instrumente unificate de dezvoltare (configurare) a infrastructurii.

· Un model obiect uniform pentru toate aplicațiile de sistem și prezența unui set comun de componente utilizate pentru încorporarea în aplicațiile client.

Compatibilitatea WEB inițială și completă a sistemului, în special, instrumentele sale de management, vă permite să utilizați aplicații DocsVision de oriunde din rețeaua globală, disponibilitatea instrumentelor de rutare a documentelor offline vă permite să vă conectați pentru a lucra cu utilizatorii sistemului cu care interacționează; biroul companiei numai prin e-mail. Acest lucru vă va permite să asigurați lucrul cu următoarele entități:

· Documente electronice care conțin cantități mari de date.

· Cantități mari de documente stocate pe server.

· Număr mare de sesiuni de utilizator simultane.

1C: Fluxul documentelor

„1C: Document Flow 8” nu are specificul industriei și poate fi utilizat eficient atât în ​​sectorul public, cât și în întreprinderile comerciale, fie că este vorba de o structură holding distribuită cu un număr mare de utilizatori sau de o întreprindere mică. Fiind universal, programul poate fi ușor personalizat și adaptat specificului unei anumite organizații. Produsul software „1C: Document Flow 8”, dezvoltat pe noua platformă tehnologică „1C: Enterprise 8.2”, este succesorul produsului software „1C: Archive 3”, care a fost utilizat în sute de organizații, întreprinderi și instituții. de peste 10 ani și este destinat automatizării fluxului de documente.

Scurtă descriere a sistemului:

„1C: Document Flow 8” vă permite să implementați următoarele capabilități:

· eficientizați munca angajaților cu documente, eliminați posibilitatea de a pierde versiuni sau de a traversa fragmente atunci când lucrați simultan;

· reducerea timpului necesar pentru căutarea informațiilor necesare și a timpului total pentru prelucrarea colectivă a documentelor;

· îmbunătățirea calității materialului finit (proiecte, documentație etc.)

Programul rulează pe platforma 1C: Enterprise 8 și oferă următoarele operațiuni:

· stocarea oricăror documente;

· restricționarea drepturilor de acces la documente;

· lucru colectiv cu documente;

· stocare și control al versiunilor;

· emiterea si controlul comenzilor;

· raportare;

· lucrează cu sistemul printr-un browser web.

Probleme de rezolvat:

Sistemul vă permite să lucrați cu documente de orice tip. Pentru a vizualiza sau edita documente, utilizați aplicații instalate pe computerul local. Documentele text sunt editate direct în 1C: Enterprise fără a apela aplicații externe:

· Structura secțiunii. Toate documentele sunt stocate într-o structură de partiție ținând cont de drepturile de acces.

· Drepturi de acces. Posibilitatea de a seta diferite niveluri de acces pentru utilizatori și grupuri de utilizatori la secțiuni, documente și comenzi.

· Stocarea automată a versiunilor. Când introduceți documente editate în depozitul de documente, o nouă versiune este creată automat, indicând autorul, data și ora creării. Direct de pe cardul documentului, puteți vizualiza lista de versiuni, puteți șterge versiunile inutile sau puteți modifica versiunea activă (actuală).

· Căutare text integral. Căutarea integrală a datelor (documente, secțiuni, recenzii, instrucțiuni) este furnizată în toate câmpurile, inclusiv în conținutul documentelor.

· Revizuirea documentelor. Utilizatorii pot revizui documentele, cu posibilitatea opțională de a le revizui în numele altcuiva. Lista recenziilor poate fi vizualizată direct de pe cardul documentului.

· Desktop. Cea mai mare parte a muncii poate fi efectuată direct pe desktop, care arată o listă de documente pe care utilizatorul le editează, o listă de sarcini restante și oferă posibilitatea de a căuta rapid documente după conținut.

· Proprietăți suplimentare. Documentelor, comenzilor și proceselor de afaceri li se pot atribui proprietăți suplimentare care nu sunt furnizate în card. De exemplu, pentru un document puteți adăuga proprietăți suplimentare precum „importanța documentului”, „etichete”, „corespondent”, „locație de stocare”, etc.

· Emiterea instrucțiunilor. Este posibil să emiti instrucțiuni cu următoarele caracteristici (puteți atașa comenzii link-uri către documente sau alte instrucțiuni):

o textul ordinului;

odescriere;

interpret;

o perioada de control.

· Procesele de afaceri. Pentru a automatiza munca colectivă cu documente, sunt furnizate următoarele procese de afaceri (unul sau mai multe documente pot fi atașate la fiecare dintre aceste procese de afaceri; rutarea bazată pe roluri este acceptată, ceea ce vă permite să atribuiți sarcini nu numai anumitor angajați, ci și roluri și grupuri de utilizatori)

o O comandă cu control - după finalizarea comenzii, aceasta merge la controlor, care decide dacă o consideră finalizată sau o returnează pentru revizuire.

o Aprobare - documentele atașate unui astfel de proces de afaceri sunt transmise pentru aprobare respondenților (utilizatori) specificați și apoi returnate autorului acestui proces de afaceri pentru a revizui rezultatele aprobării.

o Explorare cu crawlere - folosind acest proces de afaceri, puteți organiza o accesare secvențială a utilizatorilor prin listă. În acest caz, pentru fiecare utilizator puteți specifica comanda și termenul limită.

„1C: Document Flow 8” rezolvă în mod cuprinzător problemele de automatizare a contabilității documentelor, interacțiunea angajaților, controlul și analiza disciplinei performanței:

· stocarea securizată centralizată a documentelor,

· acces prompt la documente ținând cont de drepturile utilizatorului,

· înregistrarea documentelor de intrare și de ieșire,

· vizualizarea și editarea documentelor,

· controlul versiunii documentului,

· căutarea integrală a documentelor după conținutul lor,

· lucrați cu documente de orice tip: documente de birou, texte, imagini, fișiere audio și video, documente sistemului de proiectare, arhive, aplicații etc.,

· munca colectivă a utilizatorilor cu capacitatea de a coordona, aproba și controla execuția documentelor,

· rutarea documentelor, personalizabilă pentru fiecare tip de document separat,

· contabilitatea si controlul programului de lucru al angajatilor.

Documentele sunt înregistrate pe tip de document în conformitate cu reglementările privind fluxul de documente al întreprinderii. Principiile contabilității pentru documentele de intrare, ieșire și interne încorporate în program sunt pe deplin în concordanță cu standardele și reglementările actuale:

GOST R 6.30-2003,

GOST R 51141-98,

· Legea federală a Federației Ruse din 27 iulie 2006 nr. 149-FZ „Cu privire la informații, tehnologiile informației și protecția informațiilor”,

· Cerințe GSDOU,

· Instrucțiuni model pentru munca de birou în autoritățile executive federale.

Arhitectura sistemului:

„1C: Document Flow 8” acceptă lucrul cu mai mulți utilizatori într-o rețea locală sau prin Internet, inclusiv prin intermediul browserelor web. Structura logică a „1C: Document Flow 8” este prezentată în următoarele figuri.

Figura 4. Compoziția modulară a EDMS „1C: Document Flow 8”

Figura 5. Blocuri funcționale ale EDMS „1C: Fluxul de documente 8”

Schema de implementare a sistemului și de organizare a managementului documentelor electronice este prezentată în figura următoare.

Figura 6. Schema de implementare a EDMS „1C: Fluxul de documente 8”

Avantajele sistemului

„1C: Document Flow 8” a fost dezvoltat pe platforma tehnologică „1C: Enterprise 8.2”, care oferă flexibilitate ridicată, personalizare, scalabilitate, performanță și ergonomie a soluțiilor de aplicație, acceptă lucrul în modul client subțire și web, lucrul utilizatorului prin Internet , inclusiv și prin canale de comunicare cu viteză redusă.

Platforma 1C: Enterprise 8 acceptă lucrul în modul fișier, precum și cu diferite SGBD: Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database.

Serverul 1C: Enterprise 8 poate funcționa atât într-un mediu Microsoft Windows, cât și într-un mediu Linux. În timpul implementării, aceasta oferă posibilitatea de a alege arhitectura pe care va rula sistemul și capacitatea de a utiliza software open source pentru a opera serverul și baza de date.

Configurația se adresează atât întreprinderilor comerciale, cât și instituțiilor bugetare:

· Munca de birou,

· Fluxul documentelor,

·Interacţiune,

· Căutare de date.

Configurația este universală și poate fi ușor configurată și adaptată la specificul unei anumite întreprinderi comerciale sau instituții bugetare.

Compararea și selecția EDMS

Scopul acestei revizuiri este de a vă pregăti pentru a lua o decizie atunci când alegeți EDMS optim pentru o facultate. O revizuire a caracteristicilor tuturor EDMS de pe piață vă permite să determinați criteriile de selectare a EDMS pentru a rezolva probleme specifice și să selectați o soluție bazată pe o abordare sistematică.

Pentru comparație, au fost selectate cele mai comune EDMS din Rusia:

·DocsVision

Directum

· 1C: Flux de documente 8 KORP

Sistemele prezentate în revizuire sunt comparate în funcție de parametrii selectați, combinați în șase criterii. Este de remarcat faptul că pentru toate sistemele prezentate în revizuire există destul de multă practică de implementare.

Compararea EDS în revizuire se realizează în conformitate cu următoarele criterii:

.Tehnologii folosite

.Funcționalitate

A sustine

Educaţie

Criteriul 1.Tehnologii folosite

Tabelul 1. Comparația tehnologiilor utilizate

Sistem de operare serverWindows Server (2000, 2003, 2008), Windows (XP, Vista, 7), LinuxWindows Server (2000, 2003, 2008)Windows Server (2000, 2003, 2008) Sistem de operare client multiplatformăWindows (XP, Vista, 7) )Windows (XP, Vista, 7)Server DB folosit MS SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Modul de operare este posibil (fără un server de bază de date)MS SQL ServerMS SQL ServerInstrumente pentru lucrul pe dispozitive mobileSafari MobilenuDa (Opera Mobile, Safari Mobile) , IE Mobile) Capabilitati de integrare1C, API, XML1C, API, MS Office, MS SharePoint, Active Directory1C, API, XML, MS Office, OpenOffice, MS SharePoint, Active DirectoryVersiune demo/acces demo acces demoversiune demonoWebExistă un client subțire pe Internet ExplorerExistă un client subțire pe Internet Explorer. Un server Web este inclus în platformă Da, folosind modulul suplimentar de server Web Tehnologia de scanare Orice document pe hârtie poate fi scanat și încărcat în baza de date de informații de la orice tip de scaner care acceptă tehnologia TWAIN (un protocol standard și o interfață care definește interacțiunea dintre programe și dispozitive de captură de imagini) Pentru recunoașterea textului la introducerea documentelor pe hârtie în sistemul DocsVision, a fost implementată integrarea cu sistemul ABBY FineReader Scripting Edition. Pachetul nu este inclus în setul de bază de licențe Capture and Transformation Services (DCTS) - un set de servicii care facilitează introducerea în bloc a documentelor în Directum din surse externe (scanere, MFP, expeditori, foldere de sistem de fișiere, faxuri, servere de e-mail etc. .) și conversia ulterioară a acestora în diferite formate. Licența pentru „Serviciul de introducere a documentelor” este achiziționată separat pentru fiecare server

Este demn de remarcat variabilitatea sistemelor de operare pentru server și a serverelor de baze de date 1C: Document Management în comparație cu concurenții săi. De asemenea, puteți sublinia diferența dintre companii în politica de furnizare a unei versiuni demo/acces demo pentru potențialii utilizatori. Principalul lucru care merită subliniat chiar la începutul revizuirii noastre este că toate EDMS sunt construite pe un principiu modular, care vă permite să adăugați noi funcții la EDMS sau să dezvoltați funcționalitatea celor existente.

Criteriul 2.Politica de licențiere și prețuri

Tabelul 2. Costul licențelor excluzând costul SGBD, module suplimentare și reduceri (RUB)

1C: Flux de documenteDocsVisionDirectum Pachete de licență PROFKORPBasicExtendedCorporateLiteStandardEnterprisePackage 20/25 (DocsVision) licențe client de bază95 000163 00095 000185 000264 00030 licențe client de bază 4100112 Pachetul de bază 4100112 86 000254 000-320 000484 00072 000265 500459 000 Pachet 100 licențe client de bază 330 000398 000-495 000830 500 -472 000816 000

Scopul acestui tabel este de a oferi o descriere comparativă generală a costului principalelor module ale produselor software și licențelor client luate în considerare. Desigur, nu conține complet listele de prețuri ale celor trei companii prezentate, dar oferă complet potențialilor utilizatori o înțelegere a costului produselor.

De asemenea, merită să indicați care sunt principalele diferențe între pachetele de licențe prezentate în tabel pentru fiecare dintre produsele software.

1C: Fluxul documentelor

Funcții disponibile numai în versiunea CORP:

· Cod de bare documente și fișiere

· Scanare în flux cu recunoaștere automată a codurilor de bare

· Completarea automată a fișierelor folosind șabloane

· Tipărirea ștampilei de înregistrare

· Acceptarea sarcinilor pentru executare

· Configurarea și utilizarea condițiilor de rutare

· Procese periodice de afaceri

· Contabilitatea si utilizarea programelor de lucru

· Ierarhia proceselor de afaceri

· Oprirea proceselor de afaceri

· Servicii web pentru lucrul cu 1C: Document Management 8 fișiere din alte aplicații

· Căutare avansată pentru documente și fișiere după detalii

DocsVision

De bază: conține platforma DocsVision și aplicația Office Work.

Avansat: include ediția Basic + aplicația „Process Management” și posibilitatea de a achiziționa Light Client.

Corporate: include ediția avansată + posibilitatea de a achiziționa pachetul de optimizare a performanței, Light Client și extensia SharePoint.

Directum

Pachetele Lite, Standard și Enterprise includ o licență de bază de server pentru sistem și licențe de bază client de utilizator pentru modulele de bază („Gestionarea documentelor electronice” și „Gestionarea proceselor de afaceri”). Diferența constă în principal în modulele suplimentare și licențele de server suplimentare pe care utilizatorul le va putea extinde funcționalitatea Modulelor de bază.

Politica de licențiere

1C: Fluxul documentelor

Pentru a asigura o scalabilitate convenabilă și fără probleme a platformei, toate produsele din linia 1C: Enterprise 8 sunt împărțite în următoarele categorii:

· consumabile de bază care conțin platforma, soluția de aplicație (configurare) și o licență de utilizare a produsului pe o singură stație de lucru;

· licențe de clienți competitive sau licențe pentru locuri suplimentare;

· licență pentru 1C: Server Enterprise (server de aplicații);

DocsVision

Software-ul DocsVision constă din părți server și client. Licențierea DocsVision se referă la transferul către client a dreptului de utilizare a sistemului de către un anumit număr de utilizatori care lucrează simultan cu un server (așa-numitul „model de licență concurent”, sau licențe competitive). În același timp, numărul de stații de lucru unde va fi instalat sistemul nu este limitat în niciun fel. Cu parametri medii ai intensității activității utilizatorilor, se justifică statistic achiziționarea de licențe competitive în valoare de 70% din numărul total de utilizatori. Licențele sunt competitive, dimensiunea minimă de achiziție este de 10 bucăți. Există licențe VIP care asigură intrarea garantată în sistem.

Directum

Licențele sunt competitive. Pentru acces web, se achiziționează o licență pentru server. În caz contrar, politica de licențiere este absolut similară cu DocsVision.

Criteriul 3.Funcționalitate

Această secțiune este împărțită în următoarele părți:

· Înregistrarea și introducerea documentelor

· Lucrați cu documente

· Managementul proceselor de afaceri

· Căutarea și analiza informațiilor

· Suport pentru documente pe hârtie

· Instrumente de configurare standard

Pentru fiecare secțiune, este furnizat un tabel care compară funcționalitatea EDMS luată în considerare. În general, capacitățile sistemelor sunt aceleași, dar există și diferențe reflectate în aceste tabele. Acolo unde, în opinia noastră, au fost necesare explicații pentru capacitățile sistemelor luate în considerare, pe lângă desemnarea „+” - caracteristica a fost implementată, au fost adăugate comentarii.

Tabelul 3. Înregistrarea și introducerea documentelor

Înregistrarea documentelor+++Atașarea fișierelor+++Crearea unui document folosind un șablon+++Înregistrare din e-mail · Orice document sau fișier „1C: Document Management 8” poate fi trimis prin e-mail direct din program · Încărcarea documentelor primite sau interne · Descărcați toate atașamentele · Lucrul unui executant cu o sarcină MS Outlook fără a deschide Navigatorul DocsVision (on-line) · Sincronizarea instantanee a sarcinilor MS Outlook și a cardului de activități în Navigator · Afișarea sarcinilor DocsVision ca sarcini în MS Outlook Integrarea cu MS Outlook vă permite să salvați scrisorile primite și atașamentele acestora ca documente Directum, să trimiteți scrisori către contacte din agenda unificată Directum și, de asemenea, să înregistrați contacte în modulul „Customer Relationship Management”. Textul scrisorii poate fi trimis direct din MS Outlook ca sarcină fiecărui angajat, încredințându-i astfel munca indicată în scrisoareÎnregistrare dintr-un formular web+++Lucrul cu directoare+++Configurarea șabloanelor de numere de înregistrare+++ Controlul completării câmpurilor obligatorii ale cardului de document+ ++Posibilitatea introducerii documentelor în flux+++Înregistrarea de la un scanner+++Înregistrarea documentelor din MS Office/OpenOffice Posibil cu setări software suplimentare · Deschiderea și salvarea documentelor Microsoft Office stocate în sistem direct din aplicațiile Microsoft Office · Generarea automată a atributelor cardului de cont din câmpurile și proprietățile unui document Microsoft Office și invers

Tabelul 4. Lucrul cu documente

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumFormarea unei liste de corespondență+++Modificarea fișierelor atașate+++Mijloace încorporate de vizualizare a fișierelor atașate - previzualizare (fără deschiderea cardului) - Lucrul cu proiecte de documente+++Emiterea automată de memento-uri despre încălcarea termenului de revizuire, despre apropierea și încălcarea termenului de pregătire a proiectelor++ +Lucrul cu versiuni de document+++Menținerea structurii de foldere a documentelor+++Menținerea folderelor personale ale utilizatorului+++Propriul desktop de oriunde+++Stabilirea conexiunilor cu alte documente înregistrate în sistem+++Suport proceduri de aprobare/aprobare a documentelor+ ++Posibilitatea emiterii instrucțiunilor+++Posibilitatea utilizării rapoartelor intermediare de execuție Primirea rapoartelor generate automat privind disciplina de performanță a angajaților - Lucrul cu documente în modul Off-line Crearea de sisteme distribuite geografic care fac schimb de date off-line Executarea unei sarcini fără acces direct al utilizatorului la serverul DocsVision (sarcină off-line prin e-mail Microsoft Exchange și Outlook) Crearea de sisteme distribuite geografic care schimbă date off-line Menținerea unei foi de aprobare+++ Înregistrare automată a livrării, primirii și citirii mesajelor în sistem+++

Tabelul 5. Managementul proceselor de afaceri

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumCrearea rutelor standard de documente+++Suport în trasee de ramuri+++Rute de legare la tipuri de documente, executori etc.+++Mecanisme de monitorizare a execuției documentelor+++Asigurarea dirijarii libere a documentelor+++Menținerea automată a etapelor a executării lucrărilor+ ++Controlul asupra revizuirii și executării documentelor și comenzilor într-o organizație distribuită geografic+++Asigurarea capacității de a introduce mai multe comenzi pentru un document și mai mulți executori pentru o singură comandă+++Distribuirea notificărilor prin e-mail+ ++Distribuirea documentelor pentru revizuire+++Emite sarcini pe grup+++Delegarea autorității+++Automatizarea acceptării/respingerii instrucțiunilor către contractant Eventual prin funcționalitate implementată suplimentar folosind platforma 1C: Enterprise de finalizare a sarcinilor tipice (de exemplu, revizuirea unui contract), contractantul poate utiliza textul automat ca răspuns la sarcină (de exemplu, „luați în considerare prelungirea contractului”). Autotextul este configurat de administratorul de sistem sau de utilizator personal

Tabelul 6. Căutarea și analiza informațiilor

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumCăutare după detalii document+++Căutare sarcini și instrucțiuni (inclusiv după termene limită, executanți, controlori)+++Căutare integrală ținând cont de morfologia limbii ruse+++Implementarea diferitelor tipuri de căutări într-o singură cerere+ ++Crearea și stocarea setărilor de căutare specializate · Setări de grup · Setări individuale ale utilizatorului În general, rezultatele unei interogări de căutare sunt plasate în folderul Rezultatele căutării de sistem, care este creat automat prima dată când este executată o interogare de căutare. Cu toate acestea, pentru a stoca date care îndeplinesc criteriile unei interogări frecvent utilizate, puteți crea un folder virtual special: de fiecare dată când este accesat, rezultatele interogării de căutare specificate în proprietățile sale vor fi actualizate · Căutări predefinite (de exemplu, „Documentele mele cele mai recent modificate”) · Căutări speciale configurate de administrator pe baza criteriilor utilizate frecvent · Tehnologia documentelor conexePregătirea jurnalelor de documente+++Crearea de rapoarte privind disciplina de performanță+++Exportarea rapoartelor către aplicații externe+++Generator încorporat de rapoarte complexeGenerator standard de rapoarte ale 1C: Platformă Enterprise, setări suplimentare · Crearea de rapoarte complexe asupra datelor de sistem care nu pot fi construite folosind vederi standard · Rapoarte statistice · Este un modul separat cu propriul program de instalare · Nu este inclus în pachetul standard de livrare Sistemul oferă rapoarte de specialitate care măresc semnificativ eficiența utilizatorilor: Documente luate în considerare, comenzi restante, documente supuse returnării etc.

Tabelul 7. Suport pentru documente pe hârtie

Nume produs FuncționalitateComentarii1C: Fluxul de documente Menținerea unei nomenclaturi de fișiere Utilizat pentru a crea cazuri noi (volume) și pentru a anula documentele executate în jurnalul de transmisie. Jurnalul de transfer este disponibil de pe cardul de documente. Jurnalul conține înregistrări ale transferului documentelor pe hârtie sau a copiilor acestora către angajați, precum și returnarea documentelor transferateDocsVisionMenținerea unui nomenclator de fișiereFormarea fișierelor și volumelor Arhivarea fișierelor · Transferul cazurilor către departamente · Transferarea cutii la depozitare permanentă · Distrugerea dosarelor din arhiva Directum Mentinerea unui nomenclator al dosarelor Inregistrarea documentelor Se folosesc carduri de control inregistrari (RCC) care contin toate datele primare (corespondent, divizie a organizatiei, reprezentant al organizatiei, data inregistrarii, numarul de inregistrare, tema si rezumatul documentului, modalitatea de livrare etc.) Deplasarea si executarea documentelor · Înregistrarea corespondenței complete privind executarea comenzilor · Posibilitate de trimitere spre revizuire · Configurare flexibilă de rutare Căutarea și analiza informațiilor Din momentul în care orice document este înregistrat în sistem, puteți găsi atât cartela de înregistrare a acestuia, cât și informații despre locația și procesul de execuție a documentului, cât și documentul electronic în sine.

Tabelul 8. Instrumente de configurare standard

1C funcțional: Flux de documenteDocsVisionDirectumInstrumente de proiectare a formularelor+++Instrumente pentru dezvoltarea rutelor standard de flux de documente+++Instrumente pentru crearea și configurarea unei structuri organizatorice (inclusiv distribuite)+++Instrumente pentru crearea și editarea directoarelor+++Abilitatea de a schimba interfața (în funcție de utilizator) tipuri)+++Tools document template settings (MS Office)+++

Criteriul 4.Drepturi de acces și securitatea informațiilor

Toate sistemele prezentate în revizuire implementează mijloace fiabile de delimitare a puterilor, de control al accesului la date și la elementele de securitate a informațiilor prezentate în următoarele două tabele.

Tabelul 9. Drepturi de acces

Suport pentru diverse metode de autentificare+++Atribuire drepturi utilizatorilor+++Atribuire drepturi grupurilor de utilizatori+++Suport roluri de utilizator+++Delimitarea drepturilor de acces la obiectele de sistem+++Delimitarea drepturilor de acces la operațiuni la RCC / fișiere atașate / nivel de cerințe++ +

Tabelul 10. Securitatea informațiilor

Caracteristici 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumCriptarea datelor de sistem, criptarea datelor în timpul transmiterii+++Înregistrarea acțiunilor utilizatorului+++Instrumente pentru monitorizarea evenimentelor din sistem+++Utilizarea semnăturii digitale+++Utilizarea instrumentelor de protecție criptografică certificate+++Blocarea dinamică a unui document (nu poate fi editat/editabil de către alt angajat)+++Organizarea backup-ului bazei de date (inclusiv programat)+++

Criteriul 5.A sustine

Tabelul 11. Comparația serviciilor de asistență

Elemente de comparație 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumPrincipii pentru furnizarea de suport tehnic Pachetul de livrare a produsului include discul 1C:ITS PROF al ediției curente și un cupon pentru serviciul ITS gratuit timp de 6 luni. În continuare - un abonament plătit la ITS Funcționează conform unor reguli fixe care determină timpul maxim de răspuns pentru un incident. Furnizat organizațiilor cu un abonament valabil pentru o perioadă de 1 an pentru a actualiza versiunile sistemului Directum. Se aplică numai funcționalității standard. Furnizat pentru toate produsele companiei 1C Furnizat imediat după descărcarea versiunii demo a sistemului 1C Servicii de linie de consultare prin telefon și e-mail Disponibilitatea diferitelor niveluri de serviciu în conformitate cu cerințele oricărui client Accesul la suport tehnic este deschis prin toate canalele de comunicare - telefon, e-mail, site web de asistență Livrarea discurilor ITS direct la locul de muncă al utilizatorului Accesul la suport tehnic este deschis prin toate canalele de comunicare - telefon, e-mail, site-ul web DocsVision Tipuri de asistență tehnică Informații pe site și lansări lunare DVD #"justify">Următoarele sunt prețurile pentru serviciul post-vânzare al EDMS. Datorită transparenței listelor de prețuri ale companiei 1C, Tabelul 12 prezintă prețurile pentru informații și suport tehnologic pentru utilizatorii 1C: Enterprise în termeni monetari. Tabelul 13 combină DocsVision și Directum, care oferă informații în termeni procentuali.

Tabelul 12

Tabelul 13

Servicii de actualizare a produselorPretAbonament pentru actualizarea versiunilor pe o perioadă de 1 an 20% (din costul software-ului) Abonament pentru actualizarea versiunilor pe o perioadă de 1 trimestru 6% (din costul software-ului) Actualizare versiunii (o singură dată, în absență a unui abonament) 50% (din costul software-ului) Suport tehnic prioritar timp de 1 an 72.000 RURUActualizarea versiunilor de produs DV25% din costul licențelor competitive

Criteriul 6.Educaţie

Instruirea angajaților este o condiție necesară pentru implementarea, utilizarea și dezvoltarea cu succes a unui sistem bazat pe oricare dintre produsele prezentate. De aceea am considerat important să reflectăm în revizuire parametrii cheie ai cursurilor desfășurate de companii (1C - cu parteneri).

Tabelul 14. Locul instruirii

Locul instruirii 1C: Flux de documenteDocsVisionDirectumÎn Centrele de Formare Certificate situate în toată Rusia există există În centrele de formare proprii ale companiilor există + Învățare la distanță: · Training la fața locului / webinarii online · cursuri pe internet · Cărți de auto-studiu disponibile + Învățământ la distanță disponibil + (la Moscova și Izhevsk) Tabelul 15. Cursuri de formare

Cursuri SEDDDurata(ore academice) Cost, freacă.Capacitățile soluției de aplicație „1C: Document Flow 8” pentru organizarea fluxului de documente electronice2410 000DocsVision elemente de bază166500Utilizarea modulelor de bază ale sistemului Directum155 700

Concluzia și selecția EDMS

Revizuirea de mai sus reflectă caracteristicile cheie ale principalelor sisteme electronice de gestionare a documentelor interne. O analiză generală arată că soluția de la compania 1C, în ciuda perioadei relativ scurte de timp în care produsul software (versiunea CORP) a fost pe piață, nu este inferioară celorlalte două soluții în ceea ce privește parametrii principali, este mai tehnologic avansat și mai atractiv ca preț. Un avantaj clar al soluției este, de asemenea, prevalența platformei 1C: Enterprise și un număr mare de specialiști de asistență.

3. Studiu de fezabilitate

Economisirea costurilor cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS

Să aruncăm o privire mai atentă asupra economiilor la costurile cu forța de muncă pentru utilizatorii EDMS.

Calculul economiilor condiționale de costuri anuale pentru remunerarea lucrătorilor cu calificarea a j-a C j atunci când complexitatea proceselor de pregătire și prelucrare a informațiilor se modifică ca urmare a introducerii EDMS, aceasta este determinată de formula:

CU j = C salariu (Q 1-Q 2) A2 /F j ,

unde C salariu - fondul de salarii anual al salariatului de calificare j-a angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, rub.; Q 1,Q 2- intensitatea muncii de pregătire și prelucrare a unei unități de date în versiunile de bază și noi ale produsului software, persoană/oră; A 2- volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor într-o nouă versiune a produsului software, unități naturale; F j - timpul de lucru anual al unui salariat de calificare a j-a, angajat în pregătirea și prelucrarea datelor, h.

Să calculăm economiile la costurile forței de muncă pentru un manager care lucrează în sectorul public din categoria a 11-a din programul tarifar unificat și care are un salariu de 2.787 de ruble. Ținând cont de faptul că managerul are un bonus lunar de 75% din salariu, salariul său lunar este de 4877,25 ruble. În consecință, fondul de salarii anual al managerului este de 58.527 de ruble. Având în vedere că la o săptămână de lucru de cinci zile, numărul de zile lucrătoare este de 249, timpul de lucru anual al managerului va fi de 1992 de ore.

Intensitatea muncii la pregătirea și prelucrarea documentelor cu metoda anterioară de lucru și în sistemul EDMS este de 25 [persoană/oră], respectiv 20 [persoană/oră]. Volumul anual de lucru privind pregătirea și prelucrarea datelor în EDMS (în unități naturale) este? 80 de documente.

Astfel, obținem economii de costuri la remunerația managerului: C =58.527· (25 - 20)· 80 / 1992 = 11.752,41 ruble, care reprezintă 20% din fondul de salarii anual al unui manager de categoria a 11-a angajat în pregătirea și prelucrarea documentelor într-un sistem automat de gestionare a documentelor.

Economii la costurile de timp ale mașinii

Când înlocuiți un produs software de bază (SP) cu unul nou, de regulă, timpul de utilizare a resurselor de calcul scade. Economiile de costuri pentru plata timpului de mașină sunt calculate folosind formula

CU msh = C msh (T 1sho - T 2sho) A 2o b

unde C mi - economii anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare a resursei i-a a complexului de calcul sau instrumente de comunicare asociate cu îndeplinirea funcțiilor software-ului studiat, ruble; C mi - costul unei ore de funcționare a i-a resursă a unui complex de calcul sau mijloace de comunicare în raport cu un anumit circuit și mod de funcționare, rub./oră; T 1ij , T 2ij - timpul de executare a j-a operațiuni pe resursa i-a a complexului de calcul sau a instrumentelor de comunicare în opțiunile de bază și noi de utilizare a software-ului, h; A 2j -numărul de j-a operațiuni efectuate conform noii versiuni a software-ului în cursul anului.

Să calculăm economiile anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare al unei stații de lucru automate (AWS) a unui manager într-un sistem de flux de documente automat. Costul unei ore de lucru a postului de lucru al managerului este de 7 ruble; timpul de efectuare a operațiunilor aferente contractelor pe postul de lucru al conducătorului cu vechea metodă de lucru și în sistemul automatizat de flux de documente este de 5 ore, respectiv 3 ore; 1002 -numărul de tranzacții aferente contractelor efectuate într-un sistem automat de gestionare a documentelor pe parcursul anului.

Astfel, economiile anuale de costuri pentru plata timpului de funcționare a stației de lucru automate (AWS) a managerului în rețeaua sistemului de management al documentelor vor fi: m =7·(5 - 3)·1002 =14028 ruble.

Concluzie

Scopul acestei teze a fost o analiză comparativă a sistemelor electronice de gestionare a documentelor pentru a crea specificații tehnice pentru implementarea EDMS în Instituția Autonomă de Învățământ de Stat Colegiul de Antreprenoriat Nr. 11 Departamentul de Management și Tehnologia Informației. Cercetarea și munca noastră ne permit să tragem o serie de concluzii și propuneri:

Relevanța problemei alegerii și implementării managementului electronic al documentelor este determinată de necesitatea creării unui singur spațiu de documentare la întreprindere, ținând cont de utilizarea rațională a resurselor umane atunci când se efectuează anumite lucrări de birou.

Studiul problemelor din domeniul managementului înregistrărilor pe hârtie și o analiză comparativă a acesteia cu managementul înregistrărilor electronice ne-a permis să identificăm următoarele probleme semnificative în acest domeniu pentru a dezvolta soluții ulterioare la acestea:

· pierderea inevitabilă a documentelor și, prin urmare, a informațiilor;

· accesul documentelor și informațiilor conținute în acestea către un terț;

· acumularea multor documente, al căror scop și sursă sunt neclare;

· se cheltuiește o cantitate mare de timp pentru pregătirea și aprobarea documentelor, ca urmare - viteză scăzută de prelucrare și informare și, prin urmare, un răspuns lent la noile influențe;

· redundanță a fluxului de documente, pierderi mari de timp pentru procesarea corespondenței de intrare și de ieșire, documente interne și familiarizare cu documentele;

· inconsecvența deciziilor luate, incapacitatea de a asigura transferul rapid al documentelor și informațiilor sursă către oficialii care iau decizii;

· lipsa controlului asupra executorilor, imposibilitatea transmiterii instrucțiunilor care decurg din rezoluții către executorii anumiți într-un timp scurt;

· imposibilitatea stabilirii istoricului muncii cu documente;

· costuri de neproducere a timpului de lucru pentru căutarea documentului solicitat, realizarea unei selecții tematice de documente;

· excesul de hârtie și costurile de copiere pentru a crea mai multe copii ale unui singur document.

La analiza diferitelor sisteme electronice de gestionare a documentelor, au fost prevăzute toate nuanțele de lucru cu documentele în timpul implementării și exploatării ulterioare a managementului electronic al documentelor. Ne propunem să luăm în considerare aceste opțiuni de nevoi ca fiind cele mai semnificative atunci când alegem un sistem automatizat care să îndeplinească toți parametrii stabiliți în organizație în domeniul managementului documentelor electronice securizate și eficiente.

Bibliografie

1.Kuznetsov I.N., Munca de birou, M.: Dashkov și K, 2006, 520 p.

2.Baykova I.Yu., Fluxul documentelor și munca de birou. Cum să organizezi munca cu documente, Eksmo, 2009, 288 p.

.G.Yu. Kasyanova., Fluxul documentelor. Mijloace fixe, ABAC, 2010, 256 pagini.

.Ilyina T.N., Loginova A.Yu., Romanov D.A. Adevărul despre managementul documentelor electronice, Moscova, DMK, 2008, 224 pp.

.Kuznetsov S.L. Selectarea si implementarea experimentala a unui sistem electronic de arhivare // Secretariat Affairs - 2006. Nr. 3

.Balasanyan V. Conceptul de automatizare a fluxului de documente interne // Open Systems - 2003. Nr. 1

.Resursa electronica: Strastenko V.V. STC IRM. De ce ai nevoie de automatizare de birou? - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Revizuirea sistemelor electronice de management al documentelor. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Management electronic document - Sisteme de documentare de management. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Sisteme automate de management al intreprinderii. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Centrul de Tehnologie Informatica: Sistem electronic de gestionare a documentelor N-System. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Sisteme electronice de birou - Sisteme suport documentatie. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Tehnologia Aiteko fara lacune - Fluxul documentelor in organizatie - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Descriere generala - 1C: Flux de documente 8 -1C: Enterprise 8..-Mod de acces: #"justify">. SanPiN 2.2.2.542-96. Cerințe de igienă pentru terminalele de afișare video, calculatoarele electronice personale și organizarea muncii

.GOST 12.2.049-80. Cerințe generale pentru locul de muncă, controale și mijloace de afișare a informațiilor.

.Resursa electronica: Descriere generala - DocsVision despre sistem. - Mod de acces: #"justify">. Resursa electronica: Descriere generala - Sistem electronic de gestionare a documentelor (EDMS) DIRECTUM - Mod de acces: #"justify">Arhitectura tehnologiei electronice a fluxului documentelor